home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Best of www.BestZips.com (Collector's Edition) / Best of WWW.BESTZIPS.COM Collector's Edition (JCSM Shareware) (JCS Marketing).ISO / bprogrms / cjpos551.zip / MANUAL.TXT < prev    next >
Text File  |  1996-11-15  |  117KB  |  2,167 lines
  1. @x1t1
  2.        ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  3.        ║                                                                 ║
  4.        ║                   CJPOS Point─of─Sale System                    ║
  5.        ║                       OPERATIONS MANUAL                         ║
  6.        ║                                                                 ║
  7.        ║              CJPOS 5.51J           21 November 1996             ║
  8.        ║                    Cuyahoga Computing Co.                       ║
  9.        ║                  Support Line: 216─587─1590                     ║
  10.        ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  11.          ╔══════════════════════════════════════════╗
  12.          ║   TABLE OF CONTENTS                      ║
  13.          ╚══════════════════════════════════════════╝
  14.          System Setup               ........ 27 - 34
  15.          Features List              ........  2
  16.          BASIC OPERATION            ........  2
  17.          Main Menu Options
  18.             Employee Maintenance    ........  3 - 4
  19.             Close Register          ........  4
  20.             Payouts                 ........  5 - 6
  21.             System Setup            ........ 27 - 34
  22.             Exit System             ........  5
  23.             Toggle SKU / Menu Entry ........  6
  24.          Estimates Menu
  25.             Recall Estimate         ........  7
  26.             Save Estimate           ........  7
  27.          Adjust Menu                ........  8
  28.          Customer Menu
  29.             Information             ........  9 - 10
  30.             History                 ........ 11
  31.             Add New                 ........ 11
  32.          Reports Menu 
  33.             Daily Sales             ........ 12
  34.             Reporting Menu          ........ 13 - 14
  35.             Sales Analysis          ........ 15 - 17
  36.             Monthly Reports         ........ 18
  37.          Inventory Menu
  38.             Create Purchase Order   ........ 18
  39.             Received Merchandise    ........ 18
  40.             Receiving Log           ........ 19
  41.             Category / Department Update ... 19 - 20
  42.             Changing Item Names / Qty ...... 20
  43.             Changing Stock Prices / Cost ... 21
  44.             Stock Re-order Points   ........ 22
  45.             Stock Printing Options  ........ 22 - 25
  46.             SKU Sets/Kits           ........ 26
  47.          Accounting
  48.             Store Account Payment   ........ 39
  49.             Finance Charge Accounts ........ 39
  50.             List Store Accounts     ........ 39   
  51.             Vendor Editing          ........ 38
  52.          Adding To Inventory        ........ 35 - 36
  53.          ASCII Export Files         ........ 37 - 38
  54.          Voids / Return / Exchanges ........ 39
  55.          Reprinting Invoices        ........ 39
  56.          System Reset               ........ 41
  57.          LAYAWAY ACCOUNTS           ........ 40
  58.          Notes                      ........ 41 - 44
  59.  
  60.                      CJPOS POS MANUAL                            02
  61. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  62.    System Features
  63.    * Real-time inventory tracking. Inventory is decremented every time an 
  64.      item is sold. Item menu pop provides instant knowledge of on hand stock.
  65.    * Estimate saving & retrieval. Write up a quote, print it & save it.
  66.      Saves time when converting to invoices.
  67.    * Barcode capability using a keyboard wedge style barcode reader. 
  68.      Simply plug the 'wedge' between the keyboard and the computer.
  69.    * Can add inventory/stock items 'on the fly' while writing invoices.
  70.      The system does not lock you into hours of tedious data entry before
  71.      use.
  72.    * Full adjustment of on screen information. Quantity, price, line item 
  73.      price, labor hours/price, & discounts can be applied before committing
  74.      to invoice or when revising estimates.
  75.    * Customer data/history capture. Your important client information is 
  76.      saved & updated with each invoice. CJPOS provides customer purchase 
  77.      history recall for viewing and can be printed.
  78.    * ZIP / Postal Code capture. Every new ZIP code is remembered by the  
  79.      system. When a new customer is encountered with the same code, CJPOS
  80.      automatically inserts the city, state, & area code for that ZIP code.
  81.      A nice time saver.
  82.    * A variety of reports: Daily Sales, Daily Payouts, Sales Analysis, 
  83.      Inventory information. 
  84.    * Canadian GST IS supported by this program, as well as Provincal Tax !!
  85.    * Individual labors/items assigned per mechanic/salesperson can enabled 
  86.      in System Setup. When Sales Analysis performed the individuals 
  87.      receive credit.
  88.    * ASCII Data Export files. Results of Sales Analysis & Daily Sales can
  89.      be exported to a spreadsheet program. 
  90.    * Can be run in a DOS window in Windows(R) or O/S 2 (R). 
  91.  
  92.    BASIC OPERATION
  93.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  94.       The list box on the left of the screen contains different 
  95.    departments. For the demo databases these departments are Services, 
  96.    Exhaust, Emmisions, Brakes, Shocks & Struts, Springs, and so on till 
  97.    Miscellaneous. After selecting one of these a window pops up with 
  98.    various categories. For example, select the Exhaust Department with 
  99.    parts such as mufflers, pipes, hangers, clamps, etc.  Using the cursor 
  100.    keys moves a selection box to a part category.  Say we chose Mufflers, 
  101.    now striking the Enter key replaces the first window with a second window
  102.    listing the part numbers under that category. For our example,
  103.    we choose #1811G of Mufflers by using the cursor keys again to move
  104.    the selection box. This exact part number for Mufflers has the price 
  105.    to go with it. Finally the quantity is prompted at the bottom of the 
  106.    window; the default value is 1. If the SKU Number representing the 
  107.    part is known that SKU can be scanned using barcodes or typed. To switch 
  108.    to that mode of entry select "Toggle SKU / Menu Entry" from the 'Main'
  109.    menu.
  110.       For the Services department, canned descriptions of labor are 
  111.    loaded in with their hour quantity.  These descriptions can be added 
  112.    to. The appropiate labor rate is then selected. The Labor/Services 
  113.    department is not required to be part of the system however.
  114.       When a receipt is ready, it can be saved as an estimate, or finalized 
  115.    as TENDERING to Cash, Check, Visa/MC, Discover, American Express.  
  116.       Customer information then prompted before the end of a sale.  
  117.    Previous information can retrieved if a sale re-occurs to the same 
  118.    customer at a later date by providing several letters of the last name, 
  119.    the last 4 digits of their phone, or by their customer number.
  120.  
  121.                      Main Menu Options                           03
  122. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  123.    Employee Maintenance
  124. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  125.    Adding or Editing Employees ─ A standard information screen is first
  126.    presented such as:
  127. ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  128. ║                      Editing Employee Information # 2                      ++
  129. ║                             Personal Information                             ║
  130. ║                +────────────+                      +────────────+            ║
  131. ║ First Name     ║Bob         ║         Last Name    ║Balsor      ║            ║
  132. ║                +────────────+                      +────────────+            ║
  133.   etc,.....  ,etc .....,
  134.  
  135. ║                +────────────+                     +────────────────────────+ ║
  136. ║                +────────+                         ║ Ctrl+F5 ─ Exit & Save  ║ ║
  137. ║ Birth Date     ║06─14─61║                         ║   Page Dn / Page Up    ║ ║
  138. ║                +────────+                         +────────────────────────+ ║
  139. ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  140.  
  141. But this next screen has some items which should be noted:
  142. ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  143. +║                      Editing Employee Information # 2                    ++
  144. ║                             Company Information                            ║
  145. ║                +──+                              +────+                    ║
  146. ║ Division       ║ 1║              Store Number    ║   1║                    ║
  147. ║                +──+                              +────+                    ║
  148. ║                +──────+  +────────────────+                                ║
  149. ║ Status         ║ FT   ^  ║Full Time       ║                                ║
  150. ║                ║ AM   ~  +────────────────+                                ║
  151. ║                +──────+                                                    ║
  152. ║                +──────+                                                    ║
  153. ║ Password       ║Y     ║                [X] Display on Screen               ║
  154. ║                +──────+                                                    ║
  155. ║                                                                            ║
  156. ║ () Hourly                ( ) Salary                                       ║
  157. ║                                                                            ║
  158. ║                +──────────+                      +────────────+            ║
  159. ║ Pay Rate       ║     .00  ║      Inactive Date   ║            ║            ║
  160. ║                +──────────+                      +────────────+            ║
  161. ║                +──────+                                                    ║
  162. ║Commission Rate ║   .00║                           +───────────────────────+║
  163. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  164.  
  165.    1. Status : 
  166.       The status level - PT, FT, AM, MG, DM determines the level of    
  167.       access that the individual has for the system. For example to get to 
  168.       this screen the default manager, # 1, MG, has a security level of 4.
  169.       The MENUS.DBF database sets the security level required to do things 
  170.       such as Employee Maintenance. The CJPOS system standard level for
  171.       adding new stock, inventory adjustment, etc. is set at this level 4,
  172.       or MG ─ Manager. 
  173.    2. Password : 
  174.       Used by the employee when accessing security sensitive
  175.       areas of the system. Only they & their supervisor should know the
  176.       password for the employee.
  177.  
  178.                      Main Menu Options                           04
  179. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  180.    Employee Maintenance
  181. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  182.    3. Display On Screen :  
  183.       If the District Manager or Manager does not want his name displayed in
  184.       the employee list on screen.
  185.       
  186.    4. Inactive Date:
  187.       Date the employee left or was terminated. An employee will remain in
  188.       the system until the end of the fiscal year for tax & payroll reasons.
  189.       Hence, a deleted employee really just becomes "inactive" until the end
  190.       of the year.
  191.  
  192.    5. Payrate & Hourly/Salary:
  193.       Presently has no effect until the payroll entry module is finished.
  194.  
  195.    6. Commision Rate:
  196.       Used in the Employee Commission Report of the Reporting Menu.
  197. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  198.    Close Register
  199. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  200.    To begin a new date the system must be closed daily. Closing the 
  201.    register results in finalizing the register date records. The screen
  202.    will reflect the REGISTER DATE, NOT THE COMPUTER SYSTEM DATE. If a day
  203.    was accidently closed it can be re-opened if the 'Edit Previous Days
  204.    Payouts' switch is set to 'Yes'.
  205.    During closing the creation and printing of several reports can be done.
  206.    Select those desired from the list on screen. The system will remember
  207.    your choices for the next close. The reports will be created, then
  208.    printed as the system shuts down. Saves you the time of creating each
  209.    report individually.  Next, any file maintenance will be done by the
  210.    system.  Finally, the system will back up all of the data files to
  211.    a diskette.
  212.  
  213.  
  214.                      Main Menu Options                           05
  215. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  216.    Payouts
  217. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  218.    Selecting 'Options' results in the following screen:
  219. ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  220. ║ +║_║                               Payouts                              ++─+
  221. ║ ║                                                                        ║─+
  222. ║ ║             Saturday         Register # 1         06─03─95             ║ ║
  223. ║ ║                         +──────────────────────+                       ║ ║
  224. +─║                         ║ There Are No Payouts ║                       ║─+
  225. +─║                         +──────────────────────+                       ║─+
  226. +─║        +──────────+   +──────────+    +──────────+   +──────────+      ║─+
  227. ║ ║        ║   Print  ║   ║   Edit   ║    ║   Add    ║   ║   Date   ║      ║─+
  228. ║ ║        +──────────+   +──────────+    +──────────+   +──────────+      ║─+
  229. ║ ║                           Tab Between Choices                          ║ ║
  230. ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  231.  
  232.    1. Print ─ Prints the following report for the date displayed.
  233.  
  234.  
  235.    EXAMPLE:
  236. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  237. ║                                 DAILY PAYOUTS                              ║
  238. ║                            Monday        05─01─95                          ║
  239. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  240.     Napa                                    CASH                    11.98
  241.     Aramark                                 CASH                    58.29
  242.     Midwest Engine Sales                    CHECK                  465.00
  243.  
  244. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  245. ║                    CASH PAYOUTS            2 $     70.27                   ║
  246. ║                    OTHER PAYOUTS           1 $    465.00                   ║
  247. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  248.  
  249.       If A Range of Dates is selected then that list can be printed as well.
  250.       The list will be created/printed by either chronological date,( Sort by
  251.       Date) or by reason of payout ( Sort by reason). In Monthly Reports,
  252.       Payouts can also be printed by Vendor.
  253.  
  254.    2. Edit 
  255.       Editing of payout name & amount is allowed.
  256.  
  257.    3. Add
  258.       Allows the addition of a payout to the list. Select reason for payout
  259.       from list. Some reasons have sub-categories, such as Utilities.
  260.       If applicable, a vendor name is then chosen. Finally the amount entered
  261.       & method of payment is selected.
  262.  
  263.    4. Date
  264.       Will allow the viewing/printing/editing of payouts from a previous
  265.       sales date.
  266.  
  267. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  268.    Exit System
  269. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  270.    Standard POS system setup allows the exit to DOS for managers.
  271.  
  272.  
  273.                      Main Menu Options                           06
  274. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  275.  
  276.    Toggle Menu / SKU Entry
  277.    ────────────────────────────────────────────────────
  278.    Switches system from the default menu mode to direct SKU Entry.
  279.  
  280. ║Department        Description       Part #           Price     Qty    Total ║
  281. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  282.      DEPARTMENTS           Menu Mode
  283. +────────────────────+     *=====================================*
  284. ║ Labor              ^     *This box to the left is the standard *
  285. ║ Exhaust            ^     * 'Menu Mode' for CJPOS to do a sale  *
  286. ║ Emissions          _     *=====================================*
  287. ║ Brakes             _
  288. ║ Tuneup             _
  289. ║ Misc Stuff         ~
  290. +────────────────────+                                  
  291.  
  292. + SKU Number Entry ──+     *=====================================*
  293. ║                    ║     *This box to the left is the optional *
  294. ║                    ║     *'SKU Entry' for CJPOS. Direct entry  *
  295. ║                    ║     * of a part's SKU Number is used. If  *
  296. +────────────────────+     * the SKU Number is a barcode then    *
  297.                            * that barcode can be scanned in.     *
  298.                            *=====================================*
  299.  
  300. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  301.  
  302.    Help F1 - Viewing/searching of this file
  303.    ────────────────────────────────────────────────────
  304.  
  305.    SKU Search - CTRL+S
  306.    ────────────────────────────────────────────────────
  307.  
  308.    This function allows the user to search the parts database by one
  309.    of three methods:
  310.  
  311.         1. Description Search - Enter several letters of an items' description
  312.            to search for.
  313.         2. SKU Number Search  - Part of a SKU number can be sought in the
  314.            items database.
  315.         3. Manufacturer Number Search - For items available from multiple
  316.            vendors, the OEM number can be sought in the parts database.
  317.  
  318. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  319.  
  320.  
  321.                      Estimates                                   07
  322. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  323.    Recall Estimate (Ctrl+R)
  324. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  325.       ────────────────────────────────────────────────────
  326.       ║                                                  ║
  327.       ║               +──────────────────+               ║
  328.       ║               ║  Estimate Number ║               ║
  329.       ║               +──────────────────+               ║
  330.       ║               +──────────────────+               ║
  331.       ║               ║   Customer Name  ║               ║
  332.       ║               +──────────────────+               ║
  333.       ║               +──────────────────+               ║
  334.       ║               ║     List All     ║               ║
  335.       ║               +──────────────────+               ║
  336.       ────────────────────────────────────────────────────
  337.       For the retrieval of saved estimated several methods are allowed.
  338.       Direct number entry, provide none to several letters of the customer
  339.       last name, & finally a list of all estimates in the system by number.
  340.       Once retrieved the estimate is on screen like any invoice.
  341.       Estimates are NOT deleted until they are converted to invoices.
  342.       Undesired estimates can be removed by: 
  343.          1) Recall the estimate.
  344.          2) Screen appears with option to continue with estimate load or
  345.             to Delete the estimate. If the 'List All' option or Name
  346.  
  347. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  348.    Save Estimate  (Ctrl+O)                                                           
  349. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  350.       A customer quote can be saved as an estimate for later recall
  351.       and finalizing. Incomplete invoices could also can be saved as 
  352.       estimates. The estimate feature is especially useful for a large
  353.       invoice; any modifications to the customer's original quote can be
  354.       performed after recalling, modifying, & re─saving the estimate. 
  355.       Therefore when the customer appears on the premises, the estimate
  356.       is recalled, tender method is asked, & the invoice printed ─ the
  357.       customer does not have to wait while you finalize their bill. 
  358.       Important to the the Estimate Parts Required report in the Reporting
  359.       menu is how the estimate is saved. Several options are presented -
  360.       You can save the quote for reference (Save Only), Approved - parts
  361.       required for jobs appear on the Estimate parts report, Or as
  362.       Completed - waiting for customer to pick up their purchase/service.
  363.  
  364. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  365.    Work Order Information  (Ctrl+I)
  366. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  367.       Attached to a customer quote, an original 'Complaint' or the
  368.       reason the customer needs service. An Estimate saved with only
  369.       a 'Complaint' is considered a Work Order or Repair Order. Recalling
  370.       this order and attaching parts and services to it will convert it
  371.       to an Estimate.  The orginal work order complaint is carried thru
  372.       to the final invoice and saved with that invoice.
  373.  
  374.  
  375.                      Adjust                                      08
  376. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  377.  
  378.  
  379.  
  380.   Main    Estimates    Adjust   Customer    Reports    Inventory
  381.   Brookpark Certifie+─────────────────────────+aturday    06─03─95   11:51 PM
  382. +───────────────────║  Item Qty or Price      ║──────────────────────────────+
  383. ║Department        D║  Labor                  ║       Price     Qty    Total ║
  384. +───────────────────║  Discount Single Item   ║──────────────────────────────+
  385.                     ║  Employee Discounts     ║
  386.                     ║  Total Price / Discount ║
  387.                     ║  Cancel Invoice         ║  
  388.                     +─────────────────────────+
  389.  
  390.  
  391.  
  392.   ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  393.   ║ The Adjust menu above presents several choices to adjust the invoice or ║ 
  394.   ║ estimate that is loaded on screen.                                      ║
  395.   ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  396.  
  397.       * 'Item Qty or Price' allows the quantity adjustment of line item,
  398.          adjust the price each, or the total line price. If the total line
  399.          price is less than the original then a 'D' will appear next to the
  400.          price each indicating a Discount. Pressing 'DELete' will remove
  401.          the line entirely. 
  402.  
  403.       *  'Labor' option will change either the total hours or the total 
  404.          price for that service, adjusting the hours accordingly. Presently
  405.          the only way to change the demo labor rates is to use a dBASE file
  406.          browser (available to all registered users).
  407.  
  408.       *  'Discount Single Item' will apply a discount to just one line of 
  409.          the invoice. If chosen more than once the system will record the 
  410.          sum total discount.
  411.  
  412.       * 'Employee Discounts' are for those businesses whom allow employee
  413.         purchases & provide a discount. The DISCOUNT.DBF controls the type
  414.         & amount of discounts. (dBase browser needed to modify)
  415.  
  416.       * 'Total Price / Discount' applies selected discount to the entire 
  417.          receipt. Total Price will back figure the taxes & discounts 
  418.          to arrive at the final gross price. 
  419.  
  420.       * Single line items/labors can be set to non-taxable or non-PST or
  421.         non-GST using this 'Adjust' menu in "Item Qty or Price" or "Labor".
  422.  
  423.       * Cancel Invoice will clear the screen of the current invoice.
  424.  
  425.  
  426.                      Customer                                    09
  427. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  428.  
  429.   Main    Estimates    Adjust   Customer    Reports    Inventory
  430.   Brookpark Certified Auto   R+─────────────────────────+ 06─03─95  11 53 PM
  431. +─────────────────────────────║ Information             ║────────────────────+
  432. ║Department        Description║ History                 ║ce     Qty    Total ║
  433. +─────────────────────────────║ Add New                 ║────────────────────+
  434.                               +─────────────────────────+
  435.  
  436. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  437.    Information
  438. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  439.    Customer information provides a quick lookup of general customer 
  440.    information.  The customer information can be modified here as well as
  441.    undesired names removed from the system.
  442.  
  443.    * Customer/Estimate Notes can be accessed by pressing 'F8' in
  444.      customer information screen.
  445.  
  446.  
  447.    The screen below is an example.
  448.  
  449. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  450. +║                            CUSTOMER INFORMATION                          ++
  451. ║  Save &Exit:  F5                                                           ║
  452. ║                                                                            ║
  453. ║ First Name    [Chris/Cindy    ]            Last Name  [Ryba           ]    ║
  454. ║                                                                            ║                                                                           ║
  455. ║ Address 1     [5413 East 131st Street   ]  Address 2  [               ]    ║
  456. ║                                                                            ║
  457. ║ ZIP Code      [44125            ]           State     [OH  ]               ║
  458. ║                                                                            ║
  459. ║ City          [Garfield Hts        ]                                       ║
  460. ║                                                                            ║
  461. ║ Home Phone    [587-15xx        ]         Work Phone   [216-587-1590    ]   ║
  462. ║----------------------------------------------------------------------------║
  463. ║+-Customer Extended Information -------------------┐                        ║
  464. ║                                                   │                        ║
  465. ║ Make  Model    [87 Grand Am                    ]  │        Customer # 1383 ║
  466. ║ Engine         [2.5L 4 cylinder      ]            │                        ║
  467. ║ Mileage        [97,625               ]            │                        ║
  468. ║ VIN Code       [_____                ]            │  LTD Sales $    208.06 ║
  469. ║ Pager #        [                     ]            │                        ║
  470. ║ Cust. Tax Category   [Standard 7 %  Tax       ]│  │                        ║
  471. ║+--------------------------------------------------┘                        ║
  472. ║  F8 - Notes   F3 - Cust. Credit Information                                ║
  473. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  474.  
  475. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  476. ║  The last four items in the example above ─ Make &Model, Engine, Mileage,  ║ 
  477. ║  and VIN Code ─ can be changed to your specific needs in 'System Setup'    ║
  478. ║  The Tax Category can be set to the store tax rate or non-taxable.         ║
  479. ║  For those with more than one tax category contact Cuyahoga Computing.     ║
  480. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  481.  
  482.  
  483.                      Customer                                    10
  484. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  485.    Cust. Credit Information
  486. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  487.  
  488.  The customer can be further configured in the credit information
  489.  area. If 'House Charge' is unchecked (press spacebar), then any invoice for
  490.  this customer cannot be put on to a house account (Accounts Receiveable).
  491.  Likewise unchecking 'Allow Checks' will disable checks as a choice at
  492.  tendering. The 'Maximum Credit Amt' will set a maximum limit for a house
  493.  charges for the customer. A zero (0.00) value is no limit. The
  494.  'Customer Balance' will allow account adjustments - either issuing a store
  495.  credit/due bill (negative value) OR for initial customer account receiveable
  496.  balance (positive value).
  497.  
  498.  The 'Bill To Account' will charge another customer number for any account
  499.  charges by the current customer. This feature is usefull for fleet or multi-
  500.  location businesses that bill to one address. To use the 'Bill To..' type
  501.  in several letters of the account being billed. Then select from list if
  502.  more than one match.
  503.  
  504.  
  505. ║+ Customer Credit Information ---------------------------------------------+║
  506. ║                                      Bill To Account:                      ║
  507. ║[X] Allow House Charge                [SAME AS ABOVE                      ] ║
  508. ║                                      +------------------------------------+║
  509. ║[X] Allow Checks                      │                                    │║
  510. ║                                      │                                     ║
  511. ║Maximum Credit Amt :   [       0.00 ] │                                    _║
  512. ║                                      │                                    │║
  513. ║Customer Balance       [       0.00 ] +------------------------------------+║
  514. ║+---------------------------------------------------------------------------+║
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.                      Customer                                    11
  520. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  521.    History
  522. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  523.    First recall the customer using one of three methods:
  524.       'Last Name' , 'Phone Number' or 'Customer Number'
  525.    For example, select the customer desired by using the 'Last Name' option. 
  526.    In the case below the letters 'RYB' were entered and Ted Ryba was selected 
  527.    from the customer list. The next screen appears with the date prompt. 
  528.    It was changed to '01─01─93' which is the earliest possible date on this 
  529.    install. The exact date is not neccesary. The report was then generated 
  530.    to the screen. Hitting 'F5' will print it.
  531.  
  532.    EXAMPLE:
  533. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  534. ║                    Customer Purchase History For Ted Ryba                  ║
  535. ║                              Saturday, 06─03─95                            ║
  536. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  537.  
  538. ========== INVOICE #     652  ==========  Saturday    , 05─08─93  ============
  539.      Lifetime Metallic Pads  MX7136                       1.000   43.95
  540.      Resurface disc rotor    ****                         1.000    9.00
  541.      Disc Brake Rotors       60678─512                    1.000   39.88
  542.      Install new front disc brake pads                     .600   18.00
  543.      Replace left front disc rotor                         .000     .00
  544. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~  TENDER TOTAL $   118.59  ~~~~~
  545.  
  546. ========== INVOICE #     891  ==========  Tuesday     , 08─10─93  ============
  547.      Power Brake Booster     *used*                       1.000   75.00
  548.      R & R power brake booster.                           1.500   51.00
  549. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~  TENDER TOTAL $   134.82  ~~~~~
  550.  
  551. ========== INVOICE #    2568  ==========  Monday      , 05─01─95  ============
  552.      Resurface Disc Rotor    Each                         2.000   18.00
  553.      Check high idle.  Clean idle air control passage.     .200    8.00
  554.      R & I front calipers to turn rotors.                  .600   21.00
  555. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~  TENDER TOTAL $    50.29  ~~~~~
  556.  
  557. ===============  GROSS SALES TOTAL SINCE 01─01─93 : $    303.70  =============
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  564.    Add New
  565. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  566.    Allows the addition of customers to the system. Normally the customer
  567.    database is appended during the course of a sale. 
  568.  
  569.  
  570.                      Reports                                     12
  571.  
  572. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  573.    Daily Sales
  574. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  575.    The daily sales totals can be viewed & printed. The 'Options' on the 
  576.    Daily Reports screen allows for printing current sales date, view/print a
  577.    previous sales date, or creating a summary report of sales for any date 
  578.    period as well. For the example below to create the summary 
  579.    'Range Of Sales Dates' was selected. Then enter the desired date range
  580.    was entered. In this case 03─01─95 was first, then 03─31─95 to do a
  581.    report for March '95. It does not matter if the beginning date was not an
  582.    actual sales day. 'Options' was chosen again, then  'Print Current Totals'
  583.    to print the on screen report. When the summary report is generated a
  584.    SALE_DAY.OUT file will be created for export to an outside source using 
  585.    the export method selected in 'System Setup'. The above can also be
  586.    accomplished by running the 'Sales Total Report' of the Reporting Menu.
  587.  
  588.  EXAMPLE:
  589. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  590. ║                           Summary of Daily Sales                           ║
  591. ║                  Wednesday , 03─01─95 TO Thursday , 03─30─95               ║
  592. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  593.  
  594.                      CASH                     $    9,124.27
  595.                      CHECK                    $    8,579.72
  596.                      Visa / MasterCard        $    3,368.14
  597.                      Discover                 $       57.31
  598.                      American Express         $      771.20
  599.                      House Charge             $        0.00
  600.                      Store Coupon             $        0.00
  601.  
  602. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  603. ║                    REGISTER TOTAL REVENUES $   21,900.64                   ║
  604. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  605.  
  606.                      *****  Register  Sales  Detail  *****
  607.  
  608.                      GROSS SALES              $   21,900.64
  609.                      TAX EXEMPT SALES         $      512.01
  610.                     ───────────────────────────────────────
  611.                      SALE REFUNDS             $        0.00
  612.                      SALES TAX                $    1,405.95
  613.                      FEES                     $       93.80
  614.                      VOIDS                    $        0.00
  615.                     ───────────────────────────────────────
  616.                      CASH PAYOUTS           86$    2,593.94
  617.                      OTHER PAYOUTS            $        0.00
  618.  
  619. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  620. ║                                                                            ║
  621. ║                    REGISTER NET SALES       $   20,400.89                  ║
  622. ║                    REGISTER BANK DEPOSIT    $   19,306.70                  ║
  623. ║                                                                            ║
  624. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  625.  
  626.  
  627.  
  628.                      Reports                                     13
  629. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  630.    Reporting Menu
  631. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  632.  
  633.    Several choices are presented here:
  634.  
  635.    1. Vendor List - Create a list of the vendors loaded into the system.
  636.                     The on screen report can be printed using 'F5'. The
  637.                     Vendor list can be narrowed to a range of names if
  638.                     desired.
  639.  
  640.    2. Sales By Hour - A listing of the total sales by hour for the range
  641.                     of dates chosen. The end of the report provides a summary
  642.                     for the date range selected.
  643.  
  644.    3. Invoice Summary - A listing of every invoice number for the range of
  645.                     dates specified. Details include invoice total, taxes,
  646.                     type of tender, and type of Sale.
  647.  
  648.    4. Invoice Detail  - A by invoice listing of the items/labors sold during
  649.                     the range of dates specified. Customer Name is included.
  650.  
  651.    5. Reorder Report  - A scan by the system thru the entire store's inventory
  652.                         to locate any items that need to be re-ordered.
  653.  
  654.    6. Receiving Log Report - A log of items received from vendors during a
  655.                    range of dates.  The report can be a summary only with the
  656.                    vendors' names and the amount of purchase OR the report can
  657.                    include the items purchased.
  658.  
  659.    7. Sales Total Report -  The same report as the printed Daily Sales Totals
  660.                   report for a range of dates.
  661.  
  662.    8. Profit/Loss Report - A report that summarizes the sales and costs of
  663.                   each department, and the Payouts by reason. Net profit
  664.                   or loss is shown by Cost of Goods Sold (COGS) and by
  665.                   Sales less expenses.
  666.  
  667.    9. Employee Commissions - Summary of sales by employee and their
  668.                 commission amount if commision is set greater than 0 %
  669.  
  670.    10. Non-Taxable Sales - A report listing every customer with a tax exempt
  671.                sale for the range of days specified.  
  672.  
  673.    11. Layaway Account List -  A report listing every outstanding Layaway
  674.                Account with customer's name, amount purchased, and balance
  675.                due for pickup.
  676.  
  677.    12. Accounts Receivable List - Every open Store Account charge is listed
  678.                with the total amount of original invoice and balance due.
  679.                This report also lists any Store Credit liabilities
  680.                outstanding.
  681.  
  682.  
  683.                      Reports                                     14
  684. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  685.    Reporting Menu
  686. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  687.  
  688.    13. Estimates Parts Required - Any estimates that have been approved
  689.                and the parts required for those jobs is listed.  The
  690.                report also informs if the parts need to be ordered.
  691.  
  692.    14. Estimate/Work Order List - A report which lists every estimate
  693.               by type - Approved, Completed, or Saved Only. The customer
  694.               details, total amount, and date written are printed.
  695.  
  696.    ***** FURTHER INVENTORY REPORTS ARE ACCESSED THRU THE INVENTORY MENU *****
  697.  
  698.  
  699.                      Reports                                     15
  700.  
  701. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  702.    Sales Analysis
  703. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  704.  
  705.    The choices presented are the following:
  706.  
  707. +─────+     +─+ +─────+ +─────+ +──────++─────+     +─+ +─────+ +────+ +─────+
  708. ║ +───+     ║ ║ ║ +─+ ║ ║ +─+ ║ ║ +────+║ +───+     ║ ║ ║ +─+ ║ ║ ++ ║ ║ +───+
  709. ║ ║         ║ ║ ║ +─+ ║ ║ ║ ║ ║ ║ +────+║ ║         ║ ║ ║ +─+ ║ ║ ║║ ║ ║ +───+
  710.                   +────────────────────────────────────────────+
  711. ║ ║         ║ ║+║_║           Product Sales Analysis           ++ ║║ ║ +────+║
  712. ║ +───+ +───+ ║║                                                ║ ++ ║ +────+║
  713. +─────+ +─────+║      +──────────────────────────────────+      ║───+ +─────+
  714. +─────+     +─+║      ║    Select Method Of Analysis     ║      ║───+ +──────+
  715. ║ +───+     ║ ║║      +──────────────────────────────────+      ║ +─+ ║ ║ +──+
  716. ║ ║         ║ ║║                                                ║ ║ ║ ║ ║ +──+
  717. ║ ║         ║ ║║             +──────────────────────+           ║ ║ ║ ║ +──+ ║
  718. ║ +───+ +───+ ║║             ║    All Departments   ║           ║ +─+ ║ +──+ ║
  719. +─────+ +─────+║             +──────────────────────+           ║─────+ +────+
  720. +─────+ +─────+║             +──────────────────────+           ║─────+ +────+
  721. +─────+     +─+║             ║     By Associate     ║           ║─────+ +────+
  722. ║ +───+     ║ ║║             +──────────────────────+           ║ +─+ ║ ║ +──+
  723. ║ ║         ║ ║║                                                ║ ║ ║ ║ ║ +──+
  724. ║ ║         ║ ║║                                                ║ ║ ║ ║ +──+ ║
  725. ║ +───+ +───+ ║+────────────────────────────────────────────────+ +─+ ║ +──+ ║
  726. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  727.    The 'All Departments' choice will sum all items independent of who was the 
  728.    seller whereas the 'By Associate' summary will group items sold by each
  729.    employee. After summary method is chosen, next is desired dates:
  730. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  731. ║║ ║         ║ ║ ║ +─+ ║ ║ ║ ║ ║ ║ +────+║ ║         ║ ║ ║ +─+ ║ ║ ║ ║ ║ ║ +──
  732.                   +────────────────────────────────────────────+             
  733. ║ ║         ║ ║+║_║       All Department Product Totals        ++ ║ ║ ║ +────+
  734. ║ +───+ +───+ ║║                                                ║ +─+ ║ +────+
  735. +─────+ +─────+║      +──────────────────────────────────+      ║─────+ +─────
  736. +─────+     +─+║      ║    Select Dates For Analysis     ║      ║─────+ +─────
  737. ║ +───+     ║ ║║      +──────────────────────────────────+      ║ +─+ ║ ║ +───
  738. ║ ║         ║ ║║             +──────────────────────+           ║ ║ ║ ║ +────+
  739. ║ +───+ +───+ ║║             ║      Single Date     ║           ║ +─+ ║ +────+
  740. +─────+ +─────+║             +──────────────────────+           ║─────+ +─────
  741. ║ +───+     ║ ║║             +──────────────────────+           ║ +─+ ║ ║ +───
  742. ║ ║         ║ ║║             ║     Range of Days    ║           ║ ║ ║ ║ ║ +───
  743. ║ ║         ║ ║║             +──────────────────────+           ║ ║ ║ ║ +────+
  744. +─────+ +─────+║             +──────────────────────+           ║─────+ +─────
  745. +─────+     +─+║             ║      Sales Week      ║           ║─────+ +─────
  746. ║ +───+     ║ ║║             +──────────────────────+           ║ +─+ ║ ║ +───
  747. ║ +───+ +───+ ║+────────────────────────────────────────────────+ +─+ ║ +────+
  748. +─────+ +─────+ +─+     +─────+ +──────++─────+ +─────+ +─+     +─────+ +─────
  749. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  750.    The screen above enables the report to run for any time period. Once the
  751.    date/date range is inputed, report processing will begin. The next pages
  752.    contain an example Sales Analysis report.
  753.  
  754.  
  755.                      Reports                                     16
  756. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  757.  
  758.    After the Sales Analysis report is generated, pressing 'F5' prints the 
  759.    on─screen report. (NOTE: In this example the actual report was longer)
  760.  
  761. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  762. ║                                PRODUCT TOTALS                              ║
  763. ║                    Sunday, 04─30─95 TO Saturday, 05─06─95                  ║
  764. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  765.  
  766. ===== Labor         ================================================= TOTAL ==
  767. R & I                                                    2.70 Hrs. $    108.00 
  768. Diagnose                                                 0.50 Hrs. $     20.00 
  769. Repair                                                   1.80 Hrs. $     73.00 
  770. Check antifreeze for protection level.                   0.00 Hrs. $      0.00 
  771. Remove & replace                                         8.10 Hrs. $    323.00 
  772. Remove & install                                         2.90 Hrs. $    116.00 
  773. MISC                                                     4.70 Hrs. $    188.00 
  774. R & I flywheel for resurfacing.                          0.30 Hrs. $     12.00 
  775. Remove carburetor ─ rebuild with new float.              3.40 Hrs. $    136.00 
  776. Diagnose no─start condition.                             1.00 Hrs. $     40.00 
  777.  
  778. ===== Exhaust       ===============   QTY    ====  TOTAL SOLD  ===== MARGIN ==
  779.    ─────  Tailpipe                  ─────
  780.       6T8107                            1        $        29.95     133.1 %
  781.    ─────  Clamps                    ─────
  782.       HPC200                            2        $         2.38     221.6 %
  783.       HPC225                            3        $         3.75     220.5 %
  784.  
  785. ===== Engine        ===============   QTY    ====  TOTAL SOLD  ===== MARGIN ==
  786.    ─────  Camshaft Timing Belt      ─────
  787.       40067                             1        $        22.79     174.6 %
  788.    ─────  Remanufact. Water Pump    ─────
  789.       1738                              1        $        42.95     107.0 %
  790.    ─────  Trust Oil Filter          ─────
  791.       PH16                              1        $         4.95     153.8 %
  792.    ─────  Oil Pressure Switch       ─────
  793.       S384                              1        $         7.75     129.3 %
  794.    ─────  Complete Engine           ─────
  795.       *USED*E15*                        1        $       615.00      35.2 %
  796.  
  797. ===== Tuneup        ===============   QTY    ====  TOTAL SOLD  ===== MARGIN ==
  798.    ─────  Ignition Wire Set         ─────
  799.       700244                            1        $        49.89     110.7 %
  800.    ─────  Distributor Cap           ─────
  801.       C244                              1        $        13.54     100.0 %
  802.    ─────  Magnetic Pick─up Coil     ─────
  803.       ME54                              1        $        14.58     100.0 %
  804.  
  805.                         Reports                                  17
  806. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  807.  
  808.                     *******  Department  Totals  ********
  809.  
  810.                      Labor       $   7,577.73
  811.                                           190.06 Hrs.
  812.                           ----------------------------------
  813.                     Engine       $   5,677.33
  814.                       Cost of Goods $   3,934.02     44.3 %
  815.                           ----------------------------------
  816.                       Cost of Goods $     254.47    130.7 %
  817.                             Discount $      2.01
  818.                           ----------------------------------
  819.                     Fuel System  $     334.80
  820.                       Cost of Goods $     168.81     98.3 %
  821.                             Discount $     11.07
  822.                           ----------------------------------
  823.                     Trans & Axle $     244.60
  824.                       Cost of Goods $     114.43    113.8 %
  825.  
  826. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  827. ║                      SALE ANALYSIS NET SALES $  20,298.24                    ║
  828. ║                      COST OF GOODS SOLD      $   7,637.66                    ║
  829. ║                     --------------------------------------                   ║
  830. ║                      PROFIT                  $  12,660.58                    ║
  831. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  832.   *  - Denotes An In Stock Item
  833.   *M - Denotes a Miscellaneous Item
  834.  
  835.  
  836.                         Reports                                  18
  837. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  838.    Monthly Reports
  839. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  840.    The Monthly Reports option is set of reports that can be run for range of
  841.    days and then printed. When this option is selected, a set of reports is
  842.    displayed.  First enter the date range for the group of reports.  Then use
  843.    tab move the report list.  Toggle your selection of which reports to run
  844.    by pressing the spacebar on the highlighted report.  When finished with
  845.    choosing which reports, use the tab key to move to the 'Start' button.
  846.    The system will then generate all of the selected reports to files. Once
  847.    the system is done generating the report files, the files will be sent
  848.    to your printer.
  849.  
  850.  
  851.  
  852.                      Inventory                                   
  853. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  854.   Main   Estimates/WO's   Adjust   Customer   Reports   Inventory   Accounting
  855.  Your Company Name        REG #1              Wedn┌──────────────────────────┐
  856. ┌─────────────────────────────────────────────────│ Create Purchase Order    │─┐
  857. │Department        Description       Part #       │ Received Merchandise     │ │
  858. └─────────────────────────────────────────────────│ Receive/Order Log        │─┘
  859.                                                   ├──────────────────────────┤
  860.                                                   │ Categry/Departmnt Update │
  861.      DEPARTMENTS                                  │ Item Names/ On Hand Qty  │
  862. ┌────────────────────┐                            │ Change Price / Cost      │
  863. │  Labor                                         │ Locatn/Order Point-Amt   │
  864. │ Brakes                                          │ Stock Printing Options   │
  865. │ Electrical         ░                            │ SKU Sets                 │
  866. │ Emissions          ░                            └──────────────────────────┘
  867.  
  868. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  869.    Create Purchase Order    
  870. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  871.    The Purchase Order option will enable you to create a Purchase Order from
  872.    a vendor. The vendor must be already loaded into the system (see Vendor
  873.    Information under the Accounting Menu). Enter the items for the purchase
  874.    order by either the Menu mode or SKU Entry mode. The system will prompt for
  875.    your selling price, the quantity ordered, and the total cost of the
  876.    purchase for that item from the vendor.  Once you are finished entering
  877.    all the items for the order, press 'END' to save and print the order.
  878.    When the order is received, process and post the order using the
  879.    'Received Merchandise' option of the Inventory menu. 
  880.  
  881. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  882.    Received Merchandise     
  883. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  884.    Merchandise received from a vendor is processed thru this option.  If the
  885.    merchandise was from a Purchase Order, use the 'P.O. Received' sub-option
  886.    to recall the the original order. Any items quantity or cost can be
  887.    adjusted using the 'Adjust' menu. You can also add any additional items if
  888.    needed. Likewise the 'Vendor Drop Ship' sub-option will let you process the
  889.    received merchandise by entering the items in using the either Menu mode
  890.    or SKU Entry mode.  When finished, use 'END' to post the shipment to
  891.    inventory.  For Vendor Drop Shipments the vendor will need to be chosen.
  892.    Any payout expenses such as shipping can be added from Receiving screen.
  893.    The 'POST' button will complete the transaction by adjusting inventory
  894.    counts, purchase cost, and selling price. A report will then be printed.
  895.  
  896.  
  897.                      Inventory                                   19
  898. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  899.    Receive/Order Log        
  900. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  901.    The Receiving Log screen will present a list of all receiving/ordering
  902.    transactions beginning at the date specified.  The list can be narrowed to
  903.    one type of transaction; i.e., CVPO - Created Purchase Orders,
  904.    RVDP- Vendor Drop Shipments, etc.  Any open purchase order (CVPO) can be
  905.    recalled/posted by highlighting the desired one from the list and pressing
  906.    enter.
  907.  
  908. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  909.    Categry/Department Update
  910. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  911. ║                               +──────────────+
  912. ║                               ║    Select    ║
  913. ║                               ║  Department  ║
  914. ║                               +──────────────+
  915. ║                            +────────────────────+
  916. ║                            ║ Labor              -
  917. ║                            ║ Exhaust            - 
  918. ║                            ║ Front End          _
  919. ║                            ║ Engine             _
  920. ║                            ║ Trans & Axle       _
  921. ║                            ║ Electrical         _
  922. ║                            ║ Tuneup             -
  923. ║                            +────────────────────+
  924. ║                   +──────────────────────────────────────+
  925. ║                   ║       F3: To Add A Department        ║
  926. ║                   ║      F4: Modify Department Name      ║
  927. ║                   +──────────────────────────────────────+
  928. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  929.    Departments can be deleted thru CTRL+K in Modify Department/Category.
  930.    Highlight the department that you want to delete.
  931.    'F3' will add completely new department the system. There is a limit of
  932.    99 departments. Businesses that don't perform/charge for services or labor  
  933.    should use the default 'Item Type' department. After any department 
  934.    addition the system will have to be restarted.
  935.    Pressing 'F4' will just change the name of department itself. To proceed 
  936.    to category modification, press enter on the desired department. Next
  937.    a speadsheet type listing of each category that matches that department
  938.    will be loaded on screen.
  939.    -------------------------------------------------------------------
  940.    LABOR TYPE DEPARTMENTS
  941.    -------------------------------------------------------------------
  942.    If a "Labor" type department is selected then the canned descriptions 
  943.    will appear on screen. For example:
  944. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  945. +║_║                                 LABOR :                                ++
  946. ║  Edit                                                                      ║
  947. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  948. ║║                Labor Description           Hrs           Categ           ║║
  949. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  950. ║ Adjust                                                  0100               ║
  951. ║ Check antifreeze for protection level.        000       0100               ║
  952. ║ Cut muffler off welded system & replace      .400       0100               ║
  953. ║ MIG weld                                    1.000       0100               ║
  954. ║ Install engine assembly into car & test.    4.700       0200               ║
  955. ║                 Press Enter to Change * ESCape When Finished               ║
  956. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  957.  
  958.                      Inventory                                   20
  959. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  960.    Categry/Department Update, cont.
  961.    --------------------------------
  962.    Canned Labor descriptions can be expanded to multiple-lines
  963.    with the selection of one canned labor. The expanded description
  964.    can be saved for future use or modified later. Editing of the expanded
  965.    description is *ONLY* allowed within the normal receipt writing screen.
  966.    Use 'CTRL+D' or Select 'Delete Row' from the ALT+E menu to delete a
  967.    labor service on the *CURRENT ROW* that has the red box.
  968.  
  969.    -------------------------------------------------------------------
  970.    ITEM TYPE DEPARTMENTS
  971.    -------------------------------------------------------------------
  972.    When editing the category names of "Item Type" departments the screen 
  973.    below will appear. The names of the categories for this department can
  974.    then be changed. Pressing 'F2' allows the addition of a new category.
  975.  
  976.  +──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  977. +║_║                                EXHAUST :                               ++
  978. ║  Edit                                                                      ║
  979. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  980. ║║                      Exhaust Description        Department               ║║
  981. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  982. ║                   Bolts & Nuts                      02                     ║
  983. ║                   Brackets / Hangers                02                     ║
  984. ║                   Gasket                            02                     ║
  985. ║                 Press Enter to Change * ESCape When Finished               ║
  986. +────────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991. ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  992.    Items Names/On Hand Qty
  993. ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  994.       Selecting this option will display the screen below. The 
  995.       'Stock Count' column is for adjustments to 'On Hand Qty'. Enter your 
  996.       physical inventory count in the 'Stock Count' & when the category is 
  997.       saved the 'Stock Count' will replace the 'On Hand'. Future releases 
  998.       will provide a variance report after stock counts. Use the 'Stock
  999.       Printing Options', 'On Hand / Cost of Stock' to print a report of
  1000.       physical on hand inventory & the carrying cost of that inventory.
  1001.  
  1002.  +───────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  1003. +║_║                      Inventory : Items Names / Qty                     ++
  1004. ║                            +────────────────────+                          ║
  1005. +║_║                          EXHAUST : Bolts & Nuts                        ++
  1006. ║  Edit                                                                      ║
  1007. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  1008. ║║         Part # Description             On Hand Qty       Stock Count     ║║
  1009. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  1010. ║                                               0                 0          ║
  1011. ║                1/4"x1"                        0                 0          ║
  1012. ║                1/4"x1─1/2"                    0                 0          ║
  1013. ║                10x1.25x25MM                   0                 0          ║
  1014.                                                                            
  1015.  
  1016.                      Inventory                                   21
  1017. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1018.    Change Price / Cost
  1019. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1020.    This screen below shows several important columns. The CJPOS system 
  1021.    allows multiple pricing; the 'Sell Price' is the total line item price.
  1022.    For example, the store sells 2 wombats for $ 19.99. The 'Qty @' column 
  1023.    would have a '2' in it. The 'Price' column would have '19.99'. If the 
  1024.    wombats cost the store $ 3 each then the 'Cost' would be '6.00'. The
  1025.    'Markup' displays the markup % over cost; if the cost is 0 then the 
  1026.    Markup is *UNDEF* or 'undefined'.(It would be an infinite markup otherwise)
  1027.  
  1028.  +──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  1029. +║_║                    Inventory : Change Price / Cost                    ++
  1030. ║                                                                           ║
  1031. ║                            EXHAUST : Bolts & Nuts                        ++
  1032. ║  Edit                                                                     ║
  1033. ║+─────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  1034. ║║ Part # Description            Qty@      Price       Cost        Markup  ║║
  1035. ║+─────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  1036. ║                                  1        0.00        0.00       *UNDEF*  ║
  1037. ║     1/4"x1"                      1         .39        0.08       487.5%   ║
  1038. ║     1/4"x1─1/2"                  1         .49        0.09       544.4%   ║
  1039. ║     wombats                      2       19.99        6.00       333.2%   ║
  1040. +───────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  1041.  
  1042.    Pressing ALT+E will provide a drop down menu allowing
  1043.    for the following choices:
  1044.  
  1045.    ADD NEW  - F2
  1046.        Add new items to the current department & category.
  1047.  
  1048.    DELETE ROW - CTRL+D
  1049.        Remove an item on the *CURRENT ROW* that has the red box.
  1050.  
  1051.    SAVE
  1052.        Save current changes now but don't exit
  1053.  
  1054.    REFRESH SCREEN - F5
  1055.        Repaints the screen
  1056.  
  1057.    UNIVERSAL PRICE UPDATE - CTRL+U
  1058.        If you experience a price increase for all the items in the current
  1059.        category then you can enter all the new costs for each item first.
  1060.        Afterwards select this option and the system will ask for the markup %
  1061.        for the items and a 'rounding value'. The rounding value is what digits
  1062.        you want the price to end in. If you want your prices to end with .88
  1063.        put in .88 as the rounding value. The system will then adjust all the
  1064.        prices using the cost and markup% and make each price end with the
  1065.        'rounding value'. The price will be at least the markup % value but can
  1066.        be higher to meet the rounding value.
  1067.  
  1068.  
  1069.                      Inventory                                   22
  1070. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1071.  
  1072. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1073. Order Points / Order Amts.
  1074. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1075.    This option works with the 'Stock Printing Options' in determining 
  1076.    the stock items to be printed. Those stock items which you normally
  1077.    order from a warehouse but need in the POS system database would have 
  1078.    a 'Reorder Point' of ─1 (anything less than zero). These non─stocked
  1079.    items are treated as 'dont care' by inventory print reports and will 
  1080.    not be printed if you chose not to. The 'Reorder Amount' & 'Vendor' 
  1081.    will used by future releases to automatically create a purchase order
  1082.    from the vendor to replenish stock.
  1083.  
  1084.   EXAMPLE:
  1085.  +──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+
  1086. +║_║                   MISC STUFF : Cleaning Chemicals                      ++
  1087. ║  Edit                                                                      ║
  1088. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  1089. ║║    Part # Description      Reorder Point      Reorder Amount      Vendor ║║
  1090. ║+──────────────────────────────────────────────────────────────────────────+║
  1091. ║                                     0                  0              0    ║
  1092. ║       Brake Clean                   0                  0              0    ║
  1093. ║       Carb Spray                    0                  0              0    ║
  1094.       
  1095.  
  1096.  
  1097.                      Inventory                                   23
  1098. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1099.    Stock Printing Options
  1100. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1101.    Selecting  'Inventory', 'Stock Printing Options' from the top 
  1102.    menu bar presents a department list of "Item Type" departments. Once
  1103.    the department is chosen a box such as below appears:
  1104.           +────────────────────────────────────────+ 
  1105.           +║_║                                     ++         
  1106.           ║                                        ║         
  1107.           ║   Print All Categories In Exhaust ?    ║         
  1108.           ║                                        ║         
  1109.           ║         +────────+  +────────+         ║         
  1110.           ║         ║   Yes  ║  ║   No   ║         ║         
  1111.           ║         +────────+  +────────+         ║         
  1112.           +────────────────────────────────────────+ 
  1113.  
  1114.    The POS system provides a choice of printing an entire department or 
  1115.    just a single category within that department. If 'No' is selected above
  1116.    all the categories for that department appear & a choice is made.
  1117.    Then several stock inventory print options are presented. 
  1118.       These Options Are:
  1119.       A. On Hand / Cost Of Stock
  1120.       B. Stock Prices / Costs
  1121.       C. Reordering Information
  1122.       D. Location / Stock Count Sheet
  1123.  
  1124.    For cases A,C, or D, a box will appear:
  1125.           +─────────────────────────────────────────────────────────+ 
  1126.           +║_║                  INVENTORY ON HAND                  ++         
  1127.           ║                                                         ║         
  1128.           ║ Print Only Items With Re─Order Points Greater Than ─1 ? ║         
  1129.           ║                                                         ║         
  1130.           ║                 +────────+  +────────+                  ║         
  1131.           ║                 ║   Yes  ║  ║   No   ║                  ║         
  1132.           ║                 +────────+  +────────+                  ║         
  1133.           +─────────────────────────────────────────────────────────+ 
  1134.    The system will treat items that have a Re─Order point of less than
  1135.    zero as "don't cares". Choosing 'Yes' above will only print those
  1136.    items that you wish to maintain regularly or actually stock in the
  1137.    store.
  1138.  
  1139.    The following examples display what data fields each report will 
  1140.    actually print.
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144.  
  1145.                      Inventory                                   24
  1146. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1147.  
  1148.  
  1149. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1150. A. On Hand / Cost Of Stock  Report
  1151. ═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1152.  
  1153. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1154. ║                        Stock On Hand Quantity, Exhaust                     ║
  1155. ║                              Saturday, 06─03─95                            ║
  1156. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1157.  
  1158.     =====  Extension Pipe (21─66)    =====
  1159. SKU Number         Description        Last Sold   On Hand    Extd Cost
  1160. ───────────┼─────────────────────────┼──────────┼──────────┼──────────
  1161. 20001014   │1E4260                   │ 01─01─80 │       0  │ N/A
  1162. 20001015   │1E4262 IPC               │ 01─01─80 │       1  │    12.88
  1163. 20001060   │1E6236                   │ 01─01─80 │       0  │ N/A
  1164. 20001061   │1E6252                   │ 01─01─80 │       0  │ N/A
  1165. 20001017   │4E5145 (S)               │ 01─01─80 │       1  │     7.45
  1166. 20001046   │4E6105                   │ 01─01─80 │       0  │ N/A
  1167. 20001051   │4E6123 (H)               │ 01─01─80 │       0  │ N/A
  1168. 20001076   │4E6508 (S)               │ 01─01─80 │       1  │    10.20
  1169. 20001077   │4E6510 (S)               │ 01─01─80 │       1  │     9.80
  1170. 20001010   │5E3089                   │ 01─01─80 │       0  │ N/A
  1171. 20001038   │5E5836                   │ 01─01─80 │       0  │ N/A
  1172. 20001013   │6E4254 (S)               │ 01─01─80 │       1  │     7.80
  1173. 20001020   │6E5378                   │ 01─01─80 │       0  │ N/A
  1174. 20001044   │6E5898                   │ 01─01─80 │       1  │    11.20
  1175. 20001045   │6E6102                   │ 01─01─80 │       1  │    10.10
  1176. 20001055   │6E6144                   │ 01─01─80 │       1  │     9.95
  1177. 20001031   │7E5561 (S)               │ 01─01─80 │       2  │    33.40
  1178. 20001032   │7E5773                   │ 01─01─80 │       0  │ N/A
  1179. 20001059   │8E6232 IPC               │ 01─01─80 │       0  │ N/A
  1180. ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1181.  
  1182.               Report Total Value of On Hand Items $      6,365.50
  1183.  
  1184.    The above report would provide the store with it's inventory cost for
  1185.    this entire department or optionally only a single category.
  1186.    The extended cost ─ 'Extd Cost' ─ is a product of the 'On Hand' column 
  1187.    multipied with the unit's average cost. The average cost is calculated
  1188.    from current on hand amount and the any new stock cost, providing a
  1189.    value used in figuring the cost of goods sold. Average cost 'smooths'
  1190.    fluctuating supplier prices for your stock.
  1191.  
  1192.  
  1193.                      Inventory                                   25
  1194. ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1195. B. Stock Prices / Costs Report
  1196. ════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1197.  
  1198. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1199. ║                        Stock Prices & Cost ─ Exhaust                       ║
  1200. ║                              Saturday, 06─03─95                            ║
  1201. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1202.    =====  Bolts & Nuts              =====
  1203.   SKU Number           Description             Qty  @   Price      Line Cost
  1204. ─────────────┼───────────────────────────────┼──────┼────────────┼─────────
  1205. 20019007     │1/4"x1"                        │   1  │      .39   │      .08
  1206. 20019008     │1/4"x1─1/2"                    │   1  │      .49   │      .09
  1207. 20019051     │10x1.25x25MM                   │   1  │     2.04   │      .68
  1208. 20019070     │12338137 2.8                   │   1  │     1.36   │      .80
  1209. 20019076     │3/8" Nut                       │   1  │      .39   │      .09
  1210. 20019023     │7/16" nut                      │   1  │      .53   │      .25
  1211. 20019021     │7/16"x1─1/2"                   │   1  │      .91   │      .14
  1212. WOMBAT2FER   │wombats                        │   2  │    19.99   │     6.00
  1213. ──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1214.    This Stock Prices & Cost report shows the single unit cost of the item. The 
  1215.    CJPOS system allows multiple pricing but the 'Line Cost' is equal to:
  1216.    Line Cost=$cost of 1 *'Qty @'.
  1217.    For example, the store sells 2 wombats for $ 19.99. The 'Qty @' column 
  1218.    would have a '2' in it. The 'Price' column would have '19.99'. If the 
  1219.    wombats cost the store $ 3 each then the 'Line Cost' would have a '6'.
  1220. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1221. C. Reordering Information
  1222. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1223. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1224. ║                   Stock Reordering Information For Springs                 ║
  1225. ║                              Saturday, 06─03─95                            ║
  1226. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1227.     =====  MOOG Rear Cargo Coils     =====
  1228. SKU Number        Description         Vendor   Order Pnt  On Hand  Order Amt
  1229. ───────────┼─────────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────
  1230. 60001048   │CC807                    │    0   │   ─1      │       0│       4
  1231. 60001049   │CC811                    │    0   │   ─1      │       0│       4
  1232. 60001053   │CC821                    │    0   │   ─1      │       0│       4
  1233. ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1234.     =====  Rear Spring Shackle Kit   =====
  1235. ───────────┼─────────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼────────
  1236. 60006003   │3" Ford                  │    0   │   ─1      │       0│       4
  1237. 60006001   │Left Rear                │    0   │   ─1      │       0│       4
  1238. ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1239.     =====  Rear Leaf Springs         =====
  1240. ───────────┼─────────────────────────┼────────┼───────────┼────────┼──────
  1241. 60009003   │Blazer 4─1               │    0   │   ─1      │      ─2│       4
  1242. 60009004   │Blazer 5─1               │    0   │   ─1      │       0│       4
  1243. 60009006   │Suburban 5─1             │    0   │   ─1      │       0│       4
  1244. ─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1245.    This report can be used to determine what items the store needs to order.
  1246.    In future releases the system will use this report to create a purchase 
  1247.    order from a vendor. When the vendor's shipment is received the file will 
  1248.    be recalled similar to a job estimate. After any adjustments  (cost, qty) 
  1249.    the order would be committed and the stock levels raised appropiately.
  1250.  
  1251.                      Inventory                                   26
  1252. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1253. D. Stock Location/Inventory Count
  1254. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1255.  
  1256. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1257. ║                 Stock Location/Inventory Count, Heat/Cooling                 ║
  1258. ║                              Wednesday, 05/01/96                             ║
  1259. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1260.  
  1261. ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1262.      =====  Blower Motor              =====
  1263.   SKU Number         Description        Last Stock  Location    On Hand Count
  1264. ─────────────┼─────────────────────────┼──────────┼───────────┼──────────
  1265.       130091 │ _______________________ │ 11/23/95 │   _____   │ __________
  1266.       130091 │ 209099                  │ 12/07/95 │   _____   │ __________
  1267.       130091 │ 209110                  │ 01/26/96 │   _____   │ __________
  1268.       130091 │ 209130                  │ 11/23/95 │   _____   │ __________
  1269.       130091 │ Cage *USED*             │ 12/12/95 │   _____   │ __________
  1270. ────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1271.  
  1272.  
  1273.  
  1274.    SKU Sets/Kits
  1275.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1276.    This new feature allows the grouping of items into 'SKU Sets' in
  1277.    which any number of items/services can be recalled using a single
  1278.    SKU Set number. To build a SKU Set: 1) Put the desired group of 
  1279.    items/services on screen. 2) Select 'SKU Sets' from Inventory menu.
  1280.    3) Press F2 to add the items on screen to this new set. The
  1281.    system will ask for a description of the SKU Set; then select if
  1282.    the Set description is to appear on screen with items OR to 
  1283.    just list the items themselves. An overall price can be entered for
  1284.    the set next. Finally the SKU Set reference number is entered for
  1285.    recalling the set while writing invoices. Select 'SKU Sets' from the
  1286.    Departments box or use the SKU Entry mode -(Press F10)- to enter
  1287.    this set number.
  1288.  
  1289.  
  1290.                      System Setup                                27
  1291. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1292.    Overall System Setup
  1293. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1294.  
  1295.    -----------------------------------------
  1296.    Screen # 1
  1297.    -----------------------------------------
  1298.    Basic store/company information on this first screen. Two lines on the
  1299.    receipt are provided for address; Address # 1 and # 2. Maximum length is
  1300.    40 characters for Company Receipt Name and the address lines. Company 
  1301.    phone number is a maximum of 16 characters.
  1302.  
  1303.  
  1304.    -----------------------------------------
  1305.    Screen # 2
  1306.    -----------------------------------------
  1307.       First, the tax rates for your locality. If your area does not tax 
  1308.    labor, then enter a ' 0 '. The "G.S.T. Rate" is for Canadian users; enter
  1309.    a '7' here. The "Customer Default State" would be your state or province; 
  1310.    the letters entered there are used when a new customer is added. 
  1311.  
  1312.       The "Consumables Charge" is a surcharge on all items & Labor in a
  1313.    sale. This is sometimes also known as a 'Shop Charge'.
  1314.  
  1315.       The "Labor Unit Description" is normally 'Hrs.' unless in your 
  1316.    business you might use 'Days' ─ space rental would be an example. 
  1317.       The "Associate Commission" will be used in a future report.
  1318.  
  1319.    -----------------------------------------
  1320.    Screen # 3
  1321.    -----------------------------------------
  1322.       The 1st, 2nd, & 3rd "Markup Rate" are used by the system when adding
  1323.    new items to the system database. These values provide an approximate
  1324.    selling price for new items. These values are only there to aid you
  1325.    in calculating your retail price. Here is a suggestion: If you are 
  1326.    adding a lot of items in a certain department then change the markup 
  1327.    amounts here in 'Setup' while you are adding. This way you won't need
  1328.    a calculator at your side while you add.
  1329.       The "Next Invoice #", "Next Estimate #", "Next Layaway #" are the
  1330.    numbers printed on their respective receipts. CAUTION: THE POS CANNOT
  1331.    HANDLE TWO SEPARATE RECEIPTS WITH THE SAME INVOICE NUMBER. This feature
  1332.    should only be used to match your current invoice number or to start
  1333.    invoices at a higher number; only go higher.
  1334.  
  1335.       'Suggested Layaway %' will determine the suggested percentage down
  1336.    for Layaway setups, calculating a dollar amount on the total sale.
  1337.    The 'Minimum Layaway Down %' sets the floor for Layaway down payments.
  1338.    A setting of '0' will disable this feature.
  1339.  
  1340.       If your company uses a Consumables or Shop Charge Fee the minimum/
  1341.    maximum amounts on this charge can be set here. A '0' will disable this
  1342.    feature.
  1343.  
  1344.  
  1345.                      System Setup                                28
  1346. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1347.    Overall System Setup
  1348. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1349.    -----------------------------------------
  1350.    Screen # 4
  1351.    -----------------------------------------
  1352.       The "Bank Name" and "Bank Account #" will be used in future releases
  1353.    for gift certificate and check validation.
  1354.  
  1355.       The 'Disc. Amt Req. Mngr' sets the ceiling for discounts/price
  1356.    adjustments allowed before a Manager must give his/her password.
  1357.    Likewise 'Void/Ret. Amt Req.' sets the maximum void or return/exchange
  1358.    sale before a manager must login to give a password.
  1359.  
  1360.    The "Estimate Days Purge" is not yet implemented but will be for
  1361.    removing saved estimates after a specified number of days. A setting of
  1362.    '0' will disable this feature.
  1363.  
  1364.       The widths values ─ "Department Desc. Width", "Category Desc. Width",
  1365.    and "SKU / Item Desc. Width" ─ control the appearance of the receipt, 
  1366.    screen, and data entry. 
  1367.  
  1368.       The default width settings are:
  1369.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1370.       Department Description Width - 12   * Maximum value is 12, Minimum=0
  1371.       Category   Description Width - 24   * Maximum value is 24, Minimum=0
  1372.       SKU/Items  Description Width - 12   * Maximum value is 30, Minimum=4
  1373.       SKU # Display Width          -  0   * Maximum value is 14, Minimum=0
  1374.       ─────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1375.       THE SUM OF WIDTH VALUES CANNOT EXCEED 48.
  1376.  
  1377.    This allows the user to customize their install. Changing the 'Department'
  1378.    value to zero eliminates the department name from each line on the receipt
  1379.    and screen; freeing up space for the category & item descriptions. If
  1380.    using the SKU # for reference on receipts, then change the SKU # display
  1381.    width to a value of your longest SKU #.
  1382.  
  1383.                      System Setup                                29
  1384. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1385.    Overall System Setup
  1386. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1387.  
  1388.    Screen # 5
  1389.  
  1390.       The "Caption For Quotes" is the message printed on estimates after the
  1391.    customer information. 
  1392.       The "Department Caption", "Category Caption", "Item Caption" and the 
  1393.    "Quantity Caption" can be changed to headings best fitting your particular 
  1394.    type of business. These headings appear on the screen in the exact 
  1395.    position they occupy on a printed receipt.
  1396.       Important to businesses using the customer information capture are the
  1397.    headings for extended customer information. Four fields are allowed, with
  1398.    the "Customer Descript #1" being the largest (30 characters) and can be
  1399.    assigned as uniquely important on the next screen. As an example, the beta
  1400.    tester of the POS system has "Customer Descript #1" defined as 
  1401.    'Make & Model'. For automotive related shops like his this feature allows 
  1402.    for customers to have multiple vehicles. The other descriptions ─ numbers
  1403.    2 thru 4 ─ can used to provide additional information. The maximum amount 
  1404.    of characters in these descriptions is 20.
  1405.  
  1406.  
  1407.    Screen #6
  1408.  
  1409.       The "Customer Phone #1" and "Customer Phone #2" are normally setup as 
  1410.    'Home Phone' and 'Work Phone' respectively. The words entered here will
  1411.    appear on the customer information capture screen.
  1412.  
  1413.       "Postal Caption" and "State Caption" can be changed from 'ZIP Code' & 
  1414.    'State' to 'Postal Code' & 'Province' for Canadian users.
  1415.  
  1416.    The 'Customer Descript #5' and 'Customer Descript #6' is additional fields
  1417.    for customer information. These fields will *ONLY BE SHOWN IF TURNED ON IN
  1418.    SYSTEM CONTROL SWITCHES* .
  1419.  
  1420.    The seconds before the CJPOS screen saver comes due to inactivity can be
  1421.    set here as well. A setting of '0' will disable the feature.
  1422.  
  1423.    The 'Manager Security Lvl' sets the employee security level for managers.
  1424.    This setting is used for Void/Return and Discount Amount password check.
  1425.    A '3' is an Assistant Manager and '4' is a Manager.
  1426.  
  1427.    The Export File Delimiter is for the *.OUT files the system creates.
  1428.    This feature enables data exchange with spreadsheet programs such as
  1429.    Excel or Quicken. 
  1430.  
  1431.  
  1432.  
  1433.                     System Setup                                 30
  1434. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1435.    Receipt Printer Setup
  1436. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1437.  
  1438.    Select the port which the printer is attached. For serial printers, use
  1439.    MODE COMx: 9600, N,8,1 before trying to print. This command should be in
  1440.    the systems' AUTOEXEC.BAT file.
  1441.  
  1442.    Selecting [X] Graphics Mode Boxes will create  'fancier' receipts using 
  1443.    the ASCII graphics character set BUT usually it does take longer to print
  1444.    the invoice.
  1445.  
  1446.    The [X] Enable Italics Mode is mainly for Epson compatible printers for 
  1447.    using an italicized heading for estimates/quotes. Some printers will not
  1448.    allow for this mode and print garbage for your 'Caption for Quotes' or
  1449.    estimate printouts.
  1450.  
  1451.    The [X] Use Condensed Print choice is set only if a half─wide receipt is
  1452.    desired. Usually this feature is used in conjunction with the 
  1453.    (*) 40 Column receipt mode. A full page receipt would be (*) 80 Columns.
  1454.  
  1455.    Use Generic Printer first. A PRINTERS.EXE for creating your print codes is
  1456.    available from Cuyahoga Computing.
  1457.  
  1458. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1459.    Report  Printer Setup
  1460. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1461.  
  1462.    Select the port which the printer is attached.
  1463.  
  1464.    Selecting [X] Graphics Mode Boxes will create 'fancier' reports using 
  1465.    the ASCII graphics character set BUT usually it does take longer to print
  1466.    the report.
  1467.  
  1468.     Use Generic Printer first. A PRINTERS.EXE for creating your print codes is
  1469.    available from Cuyahoga Computing.
  1470.  
  1471.  
  1472.                      System Setup                                31
  1473. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1474.    System Control Switches
  1475. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1476.  
  1477.       Each of the following are marked or unmarked using the spacebar. 
  1478.       A 'Yes' will enable the "switch". 
  1479.    ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1480.    * Multiple First Desc. Customer : Determines if the POS will prompt &
  1481.            store a customer twice or more if their "Customer Descript #1" are
  1482.            different. Example: Customer owns two different car models.
  1483.  
  1484.    * Breakdown Labor/Items by Mechanic : Allows for more than one employee to 
  1485.            be credited with sale; prompting the cashier to assign each
  1486.            individual for items sold on the invoice.
  1487.  
  1488.    * Allow Layaway Sales : Allows the handling of layaway transactions.
  1489.                                   
  1490.  
  1491.    * Allow Employee Sales     : Future release will have provisions for 
  1492.             handling employee sales as a separate transaction type. Currently
  1493.             this switch will turn Employee discounts on/off.
  1494.  
  1495.    * Capture City Postal Codes  : Enables ZIP/Postal Capture of Cities/Towns
  1496.  
  1497.    * Cashier Defaults As Salesperson: After tendering an invoice, the employee 
  1498.            writing the invoice will be credited will the sale.
  1499.  
  1500.    * Log In Security Required   : Require employee/cashier to log in their
  1501.            employee # number after every sale.
  1502.  
  1503.    * Serial Cash Drawer         : Allows use of a serial port cash drawer.
  1504.  
  1505.    * Capture Customer Information: Set 'Yes' if gathering customer information.
  1506.  
  1507.    * International Date System dd/mm/yy : System accepts/returns dates using
  1508.             the dd/mm/yy format. Ex: 21 Feb 1996 is 21/02/96.
  1509.  
  1510.    * SKU Entry Mode is Default: The system will normally accept SKU numbers
  1511.             for parts instead of using the menu system of departments,
  1512.             category, and lastly the particular item.
  1513.  
  1514.    * Print Customer Description #1 - #4: Switching any of these to 'No' will
  1515.             allow for data entry but this information will not be printed on
  1516.             the invoice.
  1517.  
  1518.    * Print / Show Customer Description #5-#6: Switching these on will allow
  1519.             for additional customer information to be captured. If they are
  1520.             turned off then these fields will not be displayed.
  1521.  
  1522.    * Combine Customers' First/Last Name: For businesses whose clientele is
  1523.             other businesses then the First and Last Name fields are combined
  1524.             into one of 'Name'.
  1525.  
  1526.    * Prompt for Price on Every Sale: For those users who wish to be able
  1527.             to modify the price as items are entered. Only works in the
  1528.             menu mode of the system.
  1529.  
  1530.  
  1531.                      System Setup                                32
  1532. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1533.    System Control Switches (cont.)
  1534. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1535.  
  1536.    * PST after GST: For Canadian users located in provinces such as Quebec or
  1537.             Newfoundland whose province taxes on top of GST.
  1538.    * Customer Notification Reminders: For businesses that would like send a
  1539.             'follow-up' reminder letter to customers after a certain number of
  1540.             days. A variety of reminders can be set up for use. The Windows
  1541.             based CJPOS Reports will be able to use this information and
  1542.             create the reminder letters.
  1543.            
  1544.    * Inform of *.OUT files in Reports: Changing this value to 'No' will prevent
  1545.             the message boxes that pop up when an export file has been created
  1546.             during the generation of a report such as a Sales Summary.
  1547.  
  1548.    * Flat Rate Labor as Default: If your labor charges are not hourly driven
  1549.             then set this value to 'Yes'. The system will use the default
  1550.             hours for this item and multiply that by the first hourly rate
  1551.             to produce a price. The price can be overriden, just like the
  1552.             hours can be in non-flat rate mode.
  1553.  
  1554.    * Accrual Accounting: sets the accounting method used for sales reports.
  1555.             This method affects the way house account charges are handled.
  1556.  
  1557.    * Allow Editing of Previous days' Payouts: Disabling with a 'No' will
  1558.             prevent anyone from changing the payouts from a previous day.
  1559.  
  1560.    * Prompt for Cost: Allows for the items' cost to be changed for every sale.
  1561.  
  1562.    * Use Consumbles % on Items, Labors, Tax:
  1563.             Each switch determines whether to add the consumable % to items,
  1564.             and/or labors, and finally whether to tax this surcharge.
  1565.  
  1566.    * Print Parts' Location: Allows the printing of the bin location of a
  1567.            part.
  1568.  
  1569.    * Prompt Cost for 'Buy Back' Purchases: For businesses who receive
  1570.            inventory from clients. An example would be the purchase of
  1571.            used equipment. Using the Refund/Exchange mode in item entry,
  1572.            the cost of the 'purchase' by your store will be prompted.
  1573.  
  1574.    * Automatically Adjust Price: In receiving/PO mode the price is normally
  1575.            automatically adjusted to reflect any changes in purchase cost.
  1576.  
  1577.    * Prompt for Receipt Trailer on Invoices: Allows the selection of different
  1578.            messages on the bottom of the invoice.
  1579.  
  1580.    * Print Customer Phone #'s on invoices: Enable/Disables the printing of
  1581.            customer work or home phone on invoices.
  1582.  
  1583.    ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  1584.  
  1585.  
  1586. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1587.    Labor Rate Setup
  1588. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1589.  
  1590.    The labor rates in a 'Labor Type' department can be set in this screen.
  1591.    Pressing 'F2' will add a new Labor description and rate; Pressing
  1592.    CTRL+D will delete the current row. You must press enter to edit the
  1593.    current column - description or rate. When finished press 'F5' to save
  1594.    your changes.
  1595.  
  1596.  
  1597.                      System Setup                                33
  1598. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1599.  
  1600.    Modem / Cash Drawer Setup
  1601. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1602.  
  1603.    If your system has a cash drawer and/or modem attached then you can
  1604.    configure them to work with the CJPOS system. An 'X' in the Modem available
  1605.    box (press spacebar) will allow you to use your computer modem dial up
  1606.    customers for you when you are viewing the customer information screen.
  1607.    The modem port, long distance pre-fix, dialing prefix, and modem
  1608.    initialization string can be entered here.
  1609.  
  1610.    If your system has an electronic cash drawer, first turn on the
  1611.    cash drawer switch in 'System Control Switches.' Then you can select the
  1612.    port to which the drawer is attached and the ASCII string it needs to be
  1613.    opened.
  1614.  
  1615.  
  1616. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1617.    Receipt Messages
  1618. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1619.  
  1620.    For setting up the various messages on the bottom of an invoice. If the
  1621.    Multiple Receipt Messages switch is set to 'Yes' then the system will
  1622.    always pick the 'A' type for the particular invoice unless a 'G' type
  1623.    is added for Charge sales or a 'K' type for Check sales. To add a new
  1624.    type for the particular variety of invoice press 'F2'. The 'F3' option
  1625.    will import a prepared text file such as the LEGALRCP.TXT included on the
  1626.    system. Once editing is complete, press 'F5' to save your changes.
  1627.  
  1628. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1629.    Customer Notifier Codes
  1630. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1631.  
  1632.    If the Customer Notification Reminders switch is set to 'Yes' then a
  1633.    a follow-up reminder can be sent after a certain number of days. The
  1634.    notifier codes determine the reminder message to be printed using the
  1635.    CJPOS Reports for Windows. The reminder code selection is prompted at
  1636.    the end of every sales invoice. Pressing enter on the reminder code listed
  1637.    will allow for editing of the description of this reminder code. The
  1638.    'Create Custom Note' enables/disables the printing of a message for the
  1639.    particular reminder. Those reminders whose 'Create Custom Note' that are
  1640.    not checked will only print a mailing label.
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.                      System Setup                                34
  1645. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1646.  
  1647. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1648.    Extended System Setup                                
  1649. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1650.  
  1651.    Most of the databases in use by the program are accessible within the 
  1652.     POS system. However there are several which can only be modified by
  1653.     using an Xbase browser ─ (This includes Microsoft Excel or Quattro. A 
  1654.     BROWSE.EXE is available from Cuyahoga Computing). All of
  1655.     the databases are of dBase III type. 
  1656.  
  1657.    To use the BROWSE.EXE, from command prompt:
  1658.     C:\CJPOS>BROWSE <filename> and hit enter.
  1659.     When program asks for index just hit enter. Then the following files
  1660.     can be edited.
  1661.  
  1662.     DISCOUNT ─ TYPE is 'E' for Employee disc, 'S' for single Item, 'T' for 
  1663.                total invoice discounts. PERCENT is amount for the discount, 
  1664.                a DESCRIPTION to describe it.
  1665.                        
  1666.     EMPLSTAT ─ Employee status levels used in Employee maintenance and 
  1667.                relates to levels set in MENUS.DBF for gaining/denying access 
  1668.                to certain program areas. The actual security level is 
  1669.                assigned in Employee Maint by using this EMPLSTAT.DBF; 
  1670.                i.e. a Manager is gets a SECUR_LEV in EMPLOYEE.DBF of '4' 
  1671.                because the STATUS in EMPLSTAT is '4' for a Manager.
  1672.     
  1673.     MENUS    ─ Contains security levels (SECURITY field) & enables/disables 
  1674.                (ENABLED field) menu options. The value for security 
  1675.                coresponds to the SECUR_LEV in the EMPLOYEE.DBF. 
  1676.                NOTE: Do not enable an option that is not shown 
  1677.                      already upon install by changing the 'F' to 'T'. The
  1678.                      features disabled are for future releases; no code
  1679.                      has been written for them yet & displaying any of
  1680.                      these options such as Payroll will do nothing.
  1681.            
  1682.     TENDTYPE ─ This file determines the names of tenders used as well as 
  1683.                the total available. The maximum is 14 types. To remove or 
  1684.                change credit card surcharges change the SURCHARGE amount to 
  1685.                0 for none or for example a '2' for a 2% surcharge.
  1686.  
  1687.     WEEKCAL  ─ File contains a calendar for the fiscal year. The demo file 
  1688.                matches the julian year.
  1689.  
  1690.     ZIPCODES ─ This file grows as customers are added. It stores the name 
  1691.                of the city when an unknown ZIP /postal code is encountered 
  1692.                for the first time.
  1693.  
  1694.                See the PACKING.LST for explanation of other system files.
  1695.    
  1696.    *  If the LEGALEST.TXT or LEGALRCP.TXT are removed multiple types of 
  1697.    receipt "taglines" can chosen from when a receipt is created. You 
  1698.    could create different files for different occasions with this method.
  1699.        
  1700.    *  Included are example LEGALEST.TXT,  LEGALRCP.TXT files used at an
  1701.    automotive shop. Examine these files and modify to for your application. 
  1702.    These files are in ASCII format and using any text editor such as 
  1703.    EDIT can modify them. EXAMPLE: C:\CJPOS>EDIT LEGALRCP.TXT and enter.
  1704.  
  1705.                      Adding to Inventory                         35
  1706. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1707.  
  1708.    The CJPOS system allows the user to add inventory by two methods:
  1709.  
  1710.       1) Selecting the Inventory Menu & then chosing any of these
  1711.          options: 'Modify Item Names /Qty', 'Change Price / Cost', or
  1712.          'Order Points / Amount'. Items or categories can be added under
  1713.          any of these three.
  1714.       2) During the course of a sale, once the department has been chosen
  1715.          using the 'Menu mode'(p.5) entry method a category not in the
  1716.          system can be added. Likewise, once a category has been chosen a
  1717.          new item can also be added to stock.
  1718.  
  1719.   CATEGORY ADDITION
  1720.   ────────────────────────────────────────────────────────────
  1721.   Under either method of addition, the following screen appears when adding
  1722.   a new category (Press 'F2') after an employee password check:
  1723.  
  1724.    +────────────────────────────────────────────+
  1725.    +│_│         Adding to Heat/Cooling         ++
  1726.    │                                            │
  1727.    │ Enter A New Category            +────────+ │  This box is for the 
  1728.    │                                 │   OK   │ │  description of the new
  1729.    │                                 +────────+ │  category being added.
  1730.    │                                 +────────+ │  Up to 24 characters can
  1731.    │                                 │ Cancel │ │  be entered here. However,
  1732.    │                                 +────────+ │  if in System Setup the
  1733.    │                                            │  'Category Desc. Width'
  1734.    │ +───────────────────────────────────────+  │  (see p.21) is less than
  1735.    │ │                                       │  │  24 only the first Category 
  1736.    │ +───────────────────────────────────────+  │  Desc. Width value will 
  1737.    +────────────────────────────────────────────+  appear on screen. 
  1738.  
  1739.     For example the width is set at 10. 
  1740.     A category description of '1234567890ABCD' will only show '1234567890'.
  1741.  
  1742.     After the addition of the new category the system informs the user that
  1743.     a miscellaneous item has been added. The miscellaneous items appear as
  1744.     a blank; 
  1745.             i.e.:  +───────────────────+
  1746.                    │              $0.00│ 
  1747.                    +───────────────────+ 
  1748.     If this blank is selected the system prompts for a description and 
  1749.     a price during sale.
  1750.  
  1751.  
  1752.  
  1753.                      Adding to Inventory                         36
  1754. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1755.  
  1756.   ITEM ADDITION
  1757.   ────────────────────────────────────────────────────────────
  1758.   Similarly, pressing the 'F2' key after a category has been chosen will
  1759.   cause a new item screen to appear. Now a new item will be added in the 
  1760.   present category.
  1761.  
  1762.   The description on the new item screen follows a similar constraint of
  1763.   maximum  description. In System Setup (see p.21) the 'SKU/Items Desc.Width'
  1764.   controls the actual number of characters that will appear. The absolute
  1765.   maximum is 30 characters.
  1766.  
  1767.   Next is the cost of the new item. Once the cost is entered, suggested
  1768.   markups at that cost will appear on the far right. As the price is
  1769.   entered the system will calculate your current markup% for the new item.
  1770.   To change the suggested markup %  see p.20. 
  1771.  
  1772.   The new item screen has several more boxes for the following information:
  1773.       
  1774.       * Re-Order Point - If the stock level is at or below this value
  1775.                          this item will appear on the Stock 'Reorder
  1776.                          Information' report. See pp.17-19. A value of
  1777.                          of -1 or less is for non-stocked or 'don't care'
  1778.                          items.
  1779.  
  1780.       * Re-Order Amount- Will be used in a future automatic purchase ordering
  1781.                          system.
  1782.  
  1783.       * Current Stock Qty - If known, the present stock amount can be entered
  1784.                          at this time.
  1785.  
  1786.       * Taxable        - Using spacebar the item can be changed from taxable
  1787.                          to non-taxable.
  1788.       
  1789.       * Location       - A Bin or stock location of the new item. Up to
  1790.                          6 characters such as '23A123'.
  1791.  
  1792.       * SKU Number     - A 'Stock Keeping Unit' or reference number for this
  1793.                          item. This SKU can be directly entered in the 
  1794.                          'SKU Entry' mode; avoiding the pop-up menus
  1795.                          (see p.5). Any combination of characters is valid 
  1796.                          for the sku number. For example the item on the
  1797.                          previous page, 'wickett', could have a SKU of 
  1798.                          'WICK1' or a SKU of '12345'. Either of these would
  1799.                          work. If your plans include using the system with
  1800.                          UPC barcodes then the barcode number could be 
  1801.                          entered or scanned here. Barcodes will only scan
  1802.                          if the system is in 'SKU Entry' mode.
  1803.  
  1804.        * Ordering Qty/Packs - The minimum qty or pack for reodering purposes
  1805.                          of the item. Will be used in forthcoming purchase
  1806.                          order system.
  1807.  
  1808.        * Vendor List    - The vendor from which the item is purchased can be
  1809.                           selected. If a new vendor, press F2 to add. Otherwise
  1810.                           pressing F8 will provide information on the
  1811.                           highlighted vendor.
  1812.  
  1813.                      ASCII Export Files                          37
  1814. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1815.  
  1816.    The CJPOS system will create two ASCII files that can be imported into
  1817.    a spreadsheet program such as Excel or Quicken. They are DAY_SALE.OUT 
  1818.    and DEPTTOTL.OUT. The column delimiter - space, comma, or tab - is 
  1819.    determined in System Setup (p.22).
  1820.  
  1821.  
  1822.    DAY_SALE.OUT
  1823.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1824.    This file is created when a 'Daily Sales' (p.10) option of 
  1825.    'Range of Dates' is selected. The columns are: 
  1826.    1) Sales date
  1827.    2) Each tender method - CASH, CHECK, Visa/MC, Discover, AMEX, 
  1828.                            House Charge, Store Coupon
  1829.    3) SALES TAX
  1830.    4) FEES charged for credit cards
  1831.    5) PAYOUTS - total payouts recorded for the date
  1832.  
  1833.    Below is an example created for the month of May 1996 using commas as
  1834.    the column delimiter.
  1835.  
  1836.    "Summary of Daily Sales : Monday , 05-01-95 TO Wednesday , 05-31-95"
  1837.    "DATE","CASH","CHECK",....,"SALES TAX","FEES","PAYOUTS"
  1838.    05-01-95,0,50.29,0,0,0,0,0,3.29,0,537.27
  1839.    05-02-95,0,42.21,0,0,0,0,0,2.76,0,178.97
  1840.    05-03-95,0,317.39,0,0,0,0,0,20.76,0,133.09
  1841.    05-04-95,390.02,420.14,0,0,0,0,0,53,0,105.17
  1842.    05-05-95,459.74,456.36,1707.77,0,0,0,0,169.47,33.49,1639.25
  1843.    05-06-95,556.83,62.41,109.63,0,0,0,0,47.54,2.15,0
  1844.    05-08-95,29.91,243.03,0,0,64.81,0,0,21.96,2.19,183.79
  1845.    05-09-95,0,336.72,0,0,0,0,0,19.93,0,1922.72
  1846.    05-10-95,21.35,0,0,0,0,0,0,1.4,0,51.27
  1847.    05-11-95,0,82.36,209,0,0,0,0,18.79,4.1,142.79
  1848.    05-12-95,1158.82,1028.67,0,0,0,0,0,143.1,0,1409.95
  1849.    05-13-95,529.43,0,68.71,0,0,0,0,39.04,1.35,26
  1850.    05-15-95,0,80.25,749.65,0,0,0,0,53.33,14.7,2061.05
  1851.    05-16-95,26,74.79,201.02,0,0,0,0,17.78,3.94,20.7
  1852.    05-17-95,42.2,153.77,0,0,0,0,0,12.82,0,63.89
  1853.    05-18-95,1209.04,2420.02,0,0,0,0,0,79.1,0,164.12
  1854.    05-19-95,441.58,215.07,0,0,0,0,0,42.96,0,1849.54
  1855.    05-20-95,1319.25,0,61.07,0,0,0,0,90.22,1.2,0
  1856.    05-22-95,58.8,786.02,0,0,0,0,0,55.27,0,15.94
  1857.    05-23-95,0,491.33,265.34,0,367.25,0,0,72.36,17.63,2751.87
  1858.    05-24-95,189.66,0,0,0,0,0,0,12.41,0,146.67
  1859.    05-25-95,0,1025.44,0,0,0,0,0,67.08,0,118.2
  1860.    05-26-95,74.85,86.87,117.82,0,0,0,0,18.14,2.31,1645.27
  1861.    05-27-95,0,0,503.28,0,0,0,0,32.28,9.86,12.73
  1862.    05-30-95,0,119.33,0,0,0,0,0,7.81,0,49.37
  1863.    05-31-95,0,91.51,512.22,72,0,0,0,43.41,12.15,1907.67
  1864.  
  1865.  
  1866.  
  1867.  
  1868.                      ASCII Export Files / ACCOUNTING             38
  1869. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1870.  
  1871.  
  1872.    DEPTTOTL.OUT
  1873.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1874.    This file is created when a 'Sales Analysis' (p.11) report is
  1875.    created. This file contains the totals by department for the
  1876.    date range of the report. The columns are:
  1877.    1) Sales date
  1878.    2) Total of each department in the system
  1879.  
  1880.    Below is an example using commas as the delimiter.
  1881.  
  1882.    Department Totals For Sunday 05-21-95 To Saturday 05-27-95
  1883.    DATE,Labor,Ex...ngine,Trans & Axle,Electrical,Tuneup,Misc,Heat/Cooling 
  1884.    19960522,245,72.91,0,128.2,0,0,0,66.43,0,0,277.01,0,0 
  1885.    19960523,576.5,86.71,16.9,132.8,0,0,0,64.8,0,1.2,75.22,79.8,0 
  1886.    19960524,142,12.4,0,0,0,0,0,0,0,0,22.85,0,0 
  1887.    19960525,709,78.48,0,0,0,0,93.85,0,33.9,0,8.13,35,0 
  1888.    19960526,120,69.95,0,0,0,0,0,1.19,0,67.95,0,0,0 
  1889.    19960527,157.5,6.14,0,113.8,183.7,0,0,0,0,0,0,0,0 
  1890.  
  1891.  
  1892.    Accounting Menu - Vendor Edit
  1893.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1894.  
  1895.    Select this option to add new vendors to your system. During
  1896.    item addition or when paying out the appropiate vendor can
  1897.    then be selected.
  1898.  
  1899.  
  1900.  
  1901.                     ACCOUNTING / VOIDS / REPRINTS                39
  1902. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1903.  
  1904.        
  1905.    Store Account Payments
  1906.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1907.     A sale in which 'Store Account Charge' was a type of payment is stored
  1908.     for later payment. Selecting 'Accounting' from the main screen and 
  1909.     then 'Store Acct Payment' will provide a list of those accounts 
  1910.     payable. Select the account for which a payment is being made. If the
  1911.     customer has more than one account payable and the payment is 
  1912.     greater than the account selected then the payment will be applied
  1913.     to the other outstanding accounts as well. For example: John's Cleaning
  1914.     has two invoices on account - #101 for $120.00 and # 180 for $ 80.00.
  1915.     He makes a payment of $ 150.00. Selecting the #101 invoice, we see the
  1916.     total Store Charges of $200. Applying the $150 payment the first 
  1917.     invoice, # 101, is paid in full and for the second invoice, # 180, the
  1918.     balance due is reduced from $ 80.00 to $ 50.00.  The POS system
  1919.     will then print an invoice receipt acknoledging the $ 120.00 invoice
  1920.     as paid in full while the balance due on the $ 80.00 invoice is now
  1921.     $ 50.00.
  1922.  
  1923.    Finance Charge Accounts
  1924.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1925.     Allows the assessing of finance charges on accounts past due. All
  1926.     accounts receivable will be listed. Use the spacebar to check/uncheck
  1927.     any account. When done, press 'Continue'. The APR rate, the grace
  1928.     period before assessing a charge, and finally the date to charge thru
  1929.     are then prompted.
  1930.  
  1931.    List Accounts
  1932.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1933.    This option allows a list & then print of Store Accounts individually or
  1934.    all outstanding accounts. The first two options - Customer Name &
  1935.    Customer Number - will list individual outstanding accounts by Name 
  1936.    or Customer number respectively. Selecting an account will print the
  1937.    details of that account. 'Print All Account' will print all outstanding
  1938.    accounts with individual invoices listed. The printout from any of the
  1939.    three options could be used to send as a bill to the customer. The
  1940.    Account Statement can be limited to a beginning date.
  1941.  
  1942.  
  1943.    Canceling or Voiding / Returns / Exchanges
  1944.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1945.    Press the 'END' key to bring up the 'Sale Options' menu.
  1946.    Select 'VOID' from this menu, and then enter the invoice
  1947.    number to be voided.  Voids can only be done for invoices
  1948.    created during the present day; otherwise a 'Return' invoice
  1949.    must be created. Returns or exchange receipts are processed
  1950.    as negative quantities. The 'F7 - Toggle Return / Exchange' 
  1951.    forces a negative quantity to be entered when turned on (The display
  1952.    label turns red for "on" and a light grey for "off").
  1953.  
  1954.  
  1955.    Reprinting An Invoice
  1956.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1957.    To reprint a prior invoice press the 'END' key to bring up the 
  1958.    'Sale Options' menu. Select 'Reprint' from this menu, and then 
  1959.    enter the invoice number.  A duplicate receipt will then be printed.
  1960.  
  1961.  
  1962.  
  1963.                      LAYAWAY ACCOUNTS                            40
  1964. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1965.  
  1966.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1967.    LAYAWAY ACCOUNTS
  1968.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  1969.  
  1970.    SETUP:
  1971.  
  1972.    Store layaway accounts can be set by selecting 'Layaways'
  1973.    from the 'Sale Options' menu by pressing END.
  1974.    The 'New Layaway Account' option will be available if there is
  1975.    a receipt ready on screen. The deposit amount or % down will
  1976.    then be inquired. After tendering the downpayment, the customer
  1977.    information will be prompted. Lastly, the Layaway invoice will
  1978.    be printed.
  1979.  
  1980.    PAYMENTS:
  1981.  
  1982.    Payments on Layaway accounts are received by choosing the
  1983.    'Layaway Payment Option' after selecting 'Layaways' from the END-
  1984.    Sale options menu.  The Layaway account for payment can be recalled
  1985.    by either number or customer name.  The payment is then tendered
  1986.    and a receipt printed.
  1987.  
  1988.    CANCELATION:
  1989.  
  1990.    A Layaway can be canceled by recalling the Layaway by name or
  1991.    number once in the Layaway menu.  The customer can be charged for
  1992.    a cancelation fee against the refund of their payments.
  1993.  
  1994.  
  1995.  
  1996.  
  1997.                      SYSTEM RESET                                41
  1998. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  1999.  
  2000.  
  2001.    To clear all sales history information,type in the following
  2002.    from the C:\CJPOS> prompt:
  2003.  
  2004.      CJ_START /RESET
  2005.  
  2006.    Only employees whose status is 'MG' or manager will be allowed
  2007.    to run the reset. After the employee # and password check,
  2008.    selecting "ALL" will clear all sales history related files.
  2009.    However, the following files will be prompted for clearing:
  2010.  
  2011.    CUSTOMER.DBF - the master customer name file.
  2012.  
  2013.    ESTCUST.DBF  - The customers who have estimates in the system.
  2014.  
  2015.    ESTIMATE.DBF - The items/labors for the estimates in the system.
  2016.  
  2017.    ZIPCODES.DBF - The zipcodes of cities that the system has seen.
  2018.                   NORMALLY NOT RESET.
  2019.  
  2020.    VENDORS.DBF  - The names of vendors loaded into the system.
  2021.  
  2022.    All the stock/sku numbers, departments, categories, system setup
  2023.    values & switches, employees, inventory information, and
  2024.    sku sets/kits will remain after the reset.
  2025.  
  2026.    An option to reset the Average Cost back to the current Stock
  2027.    cost can also be run. The system uses the average cost when
  2028.    calculating cost of goods sold in the Sales Analysis report.
  2029.  
  2030.  
  2031.  
  2032.                     Notes                                        42
  2033. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  2034.  
  2035.  
  2036.    HARDWARE REQUIREMENTS 
  2037.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  2038.    The CJPOS system needs an MINIMUM of 3 Meg hard disk space to run.  
  2039.    Naturally as more receipts are written, the program can grow 
  2040.    over 3 Meg in size.
  2041.  
  2042.    *  640 K of RAM is required. 560 K free RAM when starting program is
  2043.       recommended. The FILES= in your CONFIG.SYS should be at least 40.
  2044.    *  DOS 3.30 or higher for the operating system.
  2045.    *  80286 or later micropressor.
  2046.    
  2047.  
  2048.  
  2049.    SCREEN SAVER
  2050.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  2051.    The file SAVER.TXT can be edited using a text editor such as the 
  2052.    EDIT.COM supplied with DOS 5.0 and later. To edit from the command
  2053.    prompt: C:\CJPOS>EDIT SAVER.TXT
  2054.    Any number of lines can be in this file but it must have at least
  2055.    one line.
  2056.  
  2057.  
  2058.    DATA BACKUP
  2059.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  2060.    
  2061.    Since this program is valuable tool for your business, all the 
  2062.    database information should be *BACKED UP EVERY NIGHT*! This 
  2063.    author worked a POS support Helpdesk for 2 years; hard drives do
  2064.    break!  Some systems failed to have a good backup & all data was
  2065.    lost. Don't let this happen to you. The CJPOS.BAT file which runs
  2066.    the system is already configured to PKZIP the databases to the root
  2067.    directory of your C: drive as CJPOSDBF.ZIP. When closing the system
  2068.    the POS looks for a floppy disk in drive A:. If a disk is found then
  2069.    an additional backup is performed to that diskette. If your desired
  2070.    backup drive is B: then line 6 in CJPOS.BAT must be changed to:
  2071.  
  2072.    CJPOS2 B  
  2073.  
  2074.  
  2075.    INTERNATIONAL OPERATION
  2076.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  2077.    During initial installation if the system has COUNTRY.SYS running,
  2078.    the system will configure itself the computers' country. If applicable,
  2079.    The international date format of dd-mm-yy would be used with the system
  2080.    instead of the usual U.S. date format of mm-dd-yy. To force the POS system
  2081.    to the dd-mm-yy style you must go to 'System Setup' and then
  2082.    'System Control Switches'. The currency symbol, i.e. $, £, ¥ would
  2083.    also be set in the CONTROL.DBF 'CURRSYMBOL' field if the computer is
  2084.    properly configured.
  2085.  
  2086.   
  2087.  
  2088.                      Notes                                       43
  2089. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  2090.  
  2091.  
  2092.    ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2093.    CJPOS RECOMMENDED SYSTEM CONFIGURATION
  2094.    ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2095.    We have worked with many clients whose systems are not configured
  2096.    optimally; resulting in the 'Low Conventional Memory' warning upon
  2097.    startup of the system. Cuyahoga Computing recommends the following
  2098.    for the CONFIG.SYS file:
  2099.  
  2100.    DEVICE=C:\DOS\HIMEM.SYS 
  2101.    DOS=HIGH,UMB
  2102.    DEVICE=C:\DOS\EMM386.EXE RAM
  2103.    BUFFERS=40
  2104.    FILES=60
  2105.    STACKS=9,256
  2106.  
  2107.    The first three lines are EXTREMELY CRITICAL for optimum memory usage.
  2108.    Any other device drivers should follow after the STACKS= line. It is
  2109.    recommended that SMARTDRV.EXE (DOS 6.0 and later) be loaded from the
  2110.    AUTOEXEC.BAT file, otherwise for DOS 5.0 machines add a
  2111.  
  2112.                 DEVICEHIGH=C:\DOS\SMARTDRV.SYS 1024 1024
  2113.  
  2114.    line to the end of the CONFIG.SYS. It is
  2115.  
  2116.    ************************************************************************
  2117.    ** EXTREMELY, STRONGLY RECOMMENDED THAT YOU DO NOT USE DOUBLESPACE OR **
  2118.    ** STACKER ON YOUR SYSTEM (DBLSPACE.SYS OR STACKER.EXE) !! WE CANNOT  **
  2119.    ** EMPHASIZE THIS ENOUGH ! IF YOU NEED ADDITIONAL SPACE THEN BUY AN   **
  2120.    ** ADDITIONAL HARD DRIVE.  HARD DRIVES ARE INEXPENSIVE NOWADAYS.      **
  2121.    ** EITHER DOUBLESPACE OR STACKER ARE MEMORY HOGS THAT SLOW THE SYSTEM **
  2122.    ** DOWN 25% AND CAN CAUSE A LOT OF HEADACHES                          **
  2123.    ** (AND HEARTARCHES WHEN THEY FAIL!)                                  **
  2124.    ************************************************************************
  2125.  
  2126.  
  2127.    The AUTOEXEC.BAT file should be something like:
  2128.  
  2129.    PROMPT $p$g
  2130.    SET COMSPEC=C:\DOS\COMMAND.COM
  2131.    SET TEMP=C:\
  2132.    SET PKTMP=C:\
  2133.    PATH C:\;C:\DOS;C:\WINDOWS;
  2134.    SMARTDRV 2048 2048 /X
  2135.  
  2136.    Your PATH statement will vary for your exact machine.
  2137.  
  2138.  
  2139.  
  2140.  
  2141.  
  2142.                      Notes                                       44
  2143. ══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════
  2144.  
  2145.    ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2146.    CJPOS DEALER INFORMATION
  2147.    ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2148.    Dealers can create a DEALER.TXT file. Limit is 18 lines.
  2149.    This will put your info upon program exit. This way you can set your
  2150.    own resale price & have the client contact you.
  2151.    See the VENDOR.DOC for a discount schedule on multiple sales of
  2152.    the CJPOS system.
  2153.    ────────────────────────────────────────────────────────────────────────
  2154.  
  2155.  
  2156.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  2157.    PRINTING THIS FILE
  2158.    ────────────────────────────────────────────────────────────
  2159.    
  2160.    The embedded print codes in this file are for a generic Epson style 
  2161.    printer. 
  2162.    For HP Printers use: E&l2A&s1C(s10U&k0G(4168T 
  2163.    Move them to the first line of the file, 
  2164.    replacing the Epson printer commands: @x1t1
  2165.  
  2166.  
  2167.